Das Intranet hat ein Image-Problem
Viele Mitarbeitende erinnern sich noch daran, wie das Intranet aussah und wie es funktionierte – oder eben nicht funktionierte – als es zum ersten Mal in der Organisation eingeführt wurde. Es war hässlich, hatte nur ein paar wenige HR-bezogene Dokumente und vielleicht einen Überblick über die Organisationsstruktur mit einigen Bildern und Beschreibungen. Glücklicherweise hat in den letzten Jahren eine grosse Entwicklung stattgefunden und Intranets sind zu einem wichtigen Bestandteil jeder digitalen Arbeitsplatzstrategie geworden. Ein richtig konzipiertes Intranet dient als wertvolles Arbeitsinstrument für die Mitarbeitenden und repräsentiert gleichzeitig die Kultur eines Unternehmens.
Das neue Intranet
Intranet-Lösungen haben sich in den letzten Jahren von einfachen Informationsplattformen zu integrierten, digitalen Arbeitsplätzen (Digital Workplace) gewandelt. Sie erfüllen – über die Information hinaus – viele weitere Funktionen. Diese reichen vom Dokumentenmanagement über die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bis hin zur Verbesserung der organisationsübergreifenden Zusammenarbeit durch Social Collaboration. Sie integrieren Formulare und Workflows, welche die Arbeitsabläufe regeln und die Geschäftsprozesse unterstützen.
Wichtige Anforderungen an Intranets sind:
- Einfach in der Anwendung, gute Usability und ansprechendes Design
- Schneller Zugriff auf benötigte Informationen und Dokumente
- Intuitive Navigation gepaart mit effizienten Suchfunktionen
- Einfache Zusammenarbeit und Vernetzung mit Mitarbeitenden, Kunden und Partnern
- Einfaches Teilen von Inhalten (intern und extern)
- Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
- Personalisierte Inhalte
- Schnelle und einfache Kommunikation
- Social Networking als integrierter Bestandteil
- Mobiler Zugriff mit Smartphones und Tablets
- Erstellung von Formularen und Workflows ad-hoc durch Mitarbeitende
- Einfache Erweiterung und Integration von zusätzlichen Apps
Ein neues Intranet erstellen
Wenn eine Organisation effizienter und effektiver arbeiten möchte, ist das Intranet ein perfekter Ausgangspunkt. Der Digital Workplace verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. Daher sollten Sie für den Aufbau eine Lösung wählen, die alle Ebenen abdeckt. Da die internen Abläufe in jedem Unternehmen unterschiedlich sind und sich ständig verändern, muss sich ihr Intranet leicht an neue Anforderungen anpassen lassen. Vorzugsweise stellen Sie ein interdisziplinäres Team aus verschiedenen Bereichen zusammen, das einen guten Überblick hat, was wirklich benötigt wird. Beginnen Sie mit der Definition und der Realisierung einer ersten Version, welche die Grundanforderungen abdeckt. Der Einsatz eines ready-to-go Intranets, wie beispielsweise Valo Intranet, kann für die erste Ausbaustufe sinnvoll sein. Ready-to-go Intranets enthalten die wichtigsten Basisfunktionen eines digitalen Arbeitsplatzes und können schnell implementiert werden. Sobald diese erste Version eingeführt ist, kann das Intranet agil, in Sprints und Waves weiterentwickelt und perfektioniert werden. Wenn Sie die Plattform in kleinen Projekten, anstelle eines einzelnen, grossen Programms entwickeln, ist es einfacher, die Mitarbeitenden dazu zu bringen, die Plattform zu nutzen. Dies macht die Projekte überschaubar und ermöglicht die kontinuierliche Verbesserung mit jedem Schritt.
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