Intranet mit Office 365: Out-of-the-box oder ready-to-go?

Mit Office 365 hat es Microsoft geschafft, die Cloud in die Unternehmen zu bringen. Immer mehr Organisationen nutzen die leistungsstarke Plattform, um die Zusammenarbeit zu optimieren. Gerade auch viele kleinere und mittlere Unternehmen streben mit Office 365 und der Einrichtung eines Intranets einen zentralen Einstiegspunkt für den Informationsausstauch und die Zusammenarbeit an.

Was gibt es zu beachten?

Oft beginnen Unternehmen mit der Einführung von Exchange Online und nutzen später dann weitere Office 365 Dienste wie SharePoint Online, Microsoft Teams, Planner, etc. Doch es ist gar nicht so einfach, die einzelnen losgelösten Apps und Dienste zu einem integrierten Intranet zusammenzufügen. Es stellt sich also die Frage, wie das Intranet gebaut werden soll. Soll es von Grund auf mit Standardkomponenten neu aufgebaut werden oder soll eine Out-of-the-Box-Lösung beschafft werden? Was sind die Vorteile der Ansätze? Wie sieht es mit den Kosten aus? Diese Fragen sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie ein Intranet-Vorhaben auf der Basis von Office 365 und SharePoint-Online angehen wollen.

Der Funktionsumfang des Intranets, bestimmt den Nutzen für Ihr Unternehmen und beeinflusst die Benutzerakzeptanz. Es ist also wichtig, dass Sie ein Intranet ausliefern, das einen guten Funktionsumfang hat und die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit wirklich unterstützt.

Out-of-the-box

Für den Aufbau eines O365-Intranets benötigt man Know-how und Erfahrung. Bei der Konzeption gibt es einiges zu beachten, damit die Lösung konsistent und ausbaufähig bleibt. Für KMU ist es oft schwierig, das benötigte Wissen intern und nachhaltig aufzubauen. Meistens ist man auf externe Berater und Implementierungspartner angewiesen.

Der Vorteil einer Out-of-the-box Lösung ist, dass man damit die Sicherheit hat, releasefähig zu bleiben. Zudem bleibt man etwas unabhängiger, abgesehen von Microsoft oder allfälligen Beratern und Implementierungspartnern.

Der Aufbau einer Intranet-Lösung «from scratch» kann aufwendig sein. Auch wenn die Lösung mehrheitlich mit Standardfunktionen und durch Konfiguration implementiert wird, ist für den Aufbau und die Einführung mit erheblichem Aufwand zu rechnen. Zudem kommt es häufig vor, dass die Standardfunktionen dann halt doch nicht reichen und einige Funktionen durch individuelle Erweiterungen oder durch ergänzende Apps implementiert werden müssen.  Damit gehen die Hauptvorteile der Out-of-the-box-Lösung zumindest teilweise wieder verloren.

Ready-to-go Intranet

Ready-to-go Intranets sind vorkonfigurierte Intranet-Lösungen, welche schnell und einfach eingeführt werden können. Sie decken viele Anwendungsfälle ab, welche die Benutzer bei der täglichen Arbeit unterstützten. Die Erfahrung zeigt, dass rund 70% bis 80% aller Organisationen die gleichen Intranet-Funktionen benötigen.

Häufige Anwendungsfälle:

• Kommunikation: Ankündigungen, News, Veranstaltungen, Chats, soziale Netzwerke
• Zusammenarbeit: Projekte, Gremien, Arbeitsgruppen, Mitarbeiterverzeichnis, Foren
• Self-Service-Portale: IT-Tickets, Spesenmeldungen, Urlaubsanträge, etc.
• Integration von Prozessen: Links zu Kernapplikationen wie ERP, CRM, Kunden-Service, elektronische Formulare, Workflows
• Interne Services: HR, Verkauf, Marketing, Finanzen, IT

Ready-to-go Intranets setzen da an und integrieren viele dieser Anwendungsfälle. Man kann sie mit Standardsoftware-Anwendungen vergleichen, die einen grossen Funktionsumfang bieten und ohne Programmieraufwand eingesetzt werden können. Sie haben primär den Vorteil, dass sie schneller und kostengünstiger installiert, konfiguriert und gebrandet werden können. Da diese Intranet-Lösungen auf SharePoint und Office 365 basieren, können diese meist nach den firmenspezifischen Anforderungen weiter ausgebaut werden.

Das könnte Sie auch interessieren:

Ready-to-go Intranet – ist das etwas für meine Organisation?
Ist ihre Intranet-Lösung noch zeitgemäss?
Intranet – zentraler Baustein des digitalen Arbeitsplatzes
5 Gründe warum Sie ein Intranet einsetzen sollten
Valo Modern – die erste Intranet-Lösung für Modern SharePoint