5 Gründe warum Sie ein Intranet einsetzen sollten

Arbeiten im digitalen Zeitalter

Im digitalen Zeitalter sind zwei Dinge sehr wichtig, um eine hohe Produktivität zu erreichen:

• Der Zugang und das Teilen von Informationen müssen auf einfachste Weise möglich sein
• Die Vernetzung mit Kollegen und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit.

Ein Intranet kann dazu eine grosse Hilfe sein. Als Online-Portal enthält es alle Informationen, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Ein Intranet ist erfolgreich, wenn die Mitarbeitenden das Portal regelmässig besuchen und als Werkzeug für die täglichen Arbeiten nutzen. Leider sind Intranets oft schlecht konzipiert, die Informationen nicht aktuell, die Prozessunterstützung ungenügend und in der Kultur des Unternehmens nicht verwurzelt.

Vorteile von Intranets

Wir beschäftigen uns intensiv mit dem Thema Collaboration und Information Management und gestalten gemeinsam mit unseren Kunden Digital Workplace-Lösungen. Wir sind immer wieder erstaunt, welchen Entwicklungsschritt ein Unternehmen mit der Einführung einer zeitgemässen Intranet- und Kollaborationslösung machen kann. Die vereinfachte Zusammenarbeit, das Teilen von Informationen und klare Ablagestrukturen führen oft zu einem richtigen Produktivitätsschub. Meist können sich Unternehmen nach der Einführung einer modernen Intranet-Lösung gar nicht mehr vorstellen, wie sie vorher gearbeitet haben.

Informationen teilen

Die meisten Organisationen verwenden Email als primäres Medium für die Verbreitung von Unternehmensinformationen. Im Schnitt überprüfen Mitarbeitende 36 Mal pro Tag ihre Emails. Das bedeutet immer wieder Ablenkung, Kontextwechsel und damit auch Zeitverschwendung. Wenn Sie die Informationen über das Intranet teilen, haben alle Mitarbeitenden Zugang zu den Unternehmensnachrichten, zu aktuellen Diskussionen und über relevante Projekte. Sie müssen keine Angst mehr haben etwas zu verpassen.

Wenn Informationen über Blogs oder über soziale Kanäle geteilt werden, haben Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit zu reagieren. Anstelle einer einseitigen Kommunikation, kann so ein Dialog entstehen. Dies ermöglicht die Vermittlung von Werten und die offene Kommunikation fördert das Vertrauen der Mitarbeitenden.

Wissensmanagement

Jede Firma hat eine Unmenge an Informationen gespeichert. In den meisten Fällen wird Wissen über mehrere Plattformen hinweg auf unterschiedlichsten Ablageorten gesichert (Email, Dateiablage, Dropbox, Google-Drive, etc.). Dies macht die Suche nach Informationen zu einer mühsamen und anspruchsvollen Aufgabe. In den meisten Unternehmen wird dafür enorm viel Zeit investiert. Wenn Sie das Intranet als zentrale Anlaufstelle für alle Informationen nutzen, können Ihre Mitarbeiter die benötigten Informationen leichter finden. Wichtig ist, dass Ihr Intranet über gute Suchfunktionen verfügt, damit die relevanten Informationen schnell gefunden werden können.

Wissen kann in einem Intranet in vielen Formen gespeichert werden. Blogs, Wikis, FAQ, Umfragen oder soziale Netzwerke sind nur einige Möglichkeiten, wie Wissen gesichert und verteilt werden kann. Einer der grössten Vorteile ist jedoch, dass das Wissen der gesamten Organisation in einem zentralen System (Single Source) gespeichert ist. Dies kann ein grosser Wettbewerbsvorteil sein, weil die Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitenden deutlich verkürzt und das Wissen allen Mitarbeitenden zur Verfügung gestellt werden kann. Dies wirkt sich direkt darauf aus, wie Sie Ihre Kunden bedienen und wie Sie von den Kunden wahrgenommen werden.

Ansprechende Inhalte

Sie kennen sicher die Redensart «Das Auge isst mit». Genau so ist es auch mit Intranet-Inhalten. Wenn die Inhalte «schön» aufbereitet sind und das Intranet «gut aussieht», dann ist die Wahrscheinlichkeit grösser, dass die Inhalte gelesen werden. Es muss also möglich sein, jegliche Inhalte einfach und ansprechend zu erstellen. Mit Hilfe von Vorlagen und komfortablen Editoren können die Mitarbeiter Seiten erstellen, die sie gerne teilen und verwenden.

Transparente Unternehmenskultur

Mitarbeiter bringen die beste Leistung, wenn Sie sich wohl fühlen und Ihre Gedanken und Meinungen teilen können. Dazu benötigen Sie eine Unternehmenskultur, welche auf Transparenz und Offenheit basiert. Ein Intranet kann viel zu einer transparenten Unternehmenskultur beitragen. Jeder kann zu geteilten Inhalten etwas beitragen, diese liken oder kommentieren, was die Transparenz zwischen Führungskräften und allen Mitarbeitenden fördert. Damit rückt die gesamte Organisation näher zusammen, gerade auch wenn Sie dezentral über verschiedene Standorte organisiert sind. Wenn sich Mitarbeiter offen und authentisch verhalten können, bauen sie stärkere Beziehungen zu Kollegen auf. Dies fördert ein besseres Verständnis füreinander, führt zu mehr Vertrauen und gibt jedem Einzelnen die Möglichkeit, sich wertvoll ins Team einzubringen.

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