Das «Intranet-as-a-Service»-Konzept
In professionellen Dienstleistungsunternehmen steigt ständig der Bedarf an modernen Technologien zur Unterstützung der produktiven Kommunikation und Zusammenarbeit. Immer stärker soll ein effektives Projektmanagement, der Erhalt von Wissen und geistigem Eigentum sowie der sichere Datenzugriff gefördert werden. Das ist eine herausfordernde Aufgabe. Um diese zu meistern nutzten die erfolgreichsten Unternehmen in der Vergangenheit allem voran Intranet-Technologien. So konnten Sie den Zugriff auf unterschiedliche Systeme zentralisieren, wodurch das Erfüllen der oben genannten Anforderungen deutlich erleichtert wurde. Während die verschiedenen Plattformen alle ihre Stärken hatten, konzentrierten sie sich typischerweise entweder auf die Kommunikation oder das Dokumentenmanagement – jedoch existierte keine Plattform, die in beiden Bereichen eine adäquate Lösung anbieten konnte.
Heute setzen viele Unternehmen auf Microsoft 365, um ihre Anforderungen an das Projekt- und Wissensmanagement zu erfüllen. Kleine und mittlere Unternehmen kämpfen jedoch weiterhin damit, alle in Office 365 integrierten Funktionen zu nutzen und gleichzeitig ihre Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse damit in Einklang zu bringen.
Erfreulicherweise haben erfahrene Office 365/SharePoint/Intranet-Lösungsanbieter auf die Bedürfnisse dieser Unternehmen reagiert und die «Intranet-as-a-Service»-Lösungen entwickelt. Es handelt sich bei diesem Konzept um eine Kombination von Best Practices, die gebündelt werden, um die Implementierungskosten und -zeit zu reduzieren. Primär geht es jedoch darum, sich anhand von «Intranet-as-Service» an die sich ständig ändernde Technologielandschaft und die Bedürfnisse professioneller Dienstleistungsunternehmen anpassen zu können.
«Intranet-as-a-Service»-Lösungen schaffen sowohl die Kommunikationsdrehscheibe als auch die Collaboration-Governance in Office 365, welche die Unternehmen benötigen, um Kommunikation und Zusammenarbeit in Einklang zu bringen. Hier finden Sie fünf Hinweise dazu, ob Ihr Unternehmen von einem Office 365-Intranet profitieren könnte:
5 Anzeichen dafür, dass ein Office 365-Intranet das Richtige für Ihre Firma ist
1. Ein Intranet ist nicht die #1 Priorität Ihrer Firma
Dienstleistungsunternehmen sind bestrebt, ihre Kunden bei Projekten oder Jobs zu unterstützen. Dabei wird der Wert ihres Produkts (also der Dienstleistung) durch Menschen geschaffen und der Fokus wird darauf gelegt, die Kunden glücklich zu machen. Der Aufbau eines von Grund auf individuellen Intranets kann zeit- und kostenintensiv werden. Und insbesondere sollten aufgrund der Implementation eines neuen digitalen Arbeitsplatzes nicht die Kernziele einer Unternehmung in den Hintergrund gerückt werden.
Ein «Intranet-as-a-Service» auf der Basis von Office 365 ermöglicht Ihnen einen viel schnelleren Return on Investment (ROI) als das Entwerfen und Erstellen einer teuren kundenspezifischen Lösung.
2. Ihr Unternehmen basiert auf repetitiven Tasks oder Projekten
Meist streben professionelle Dienstleistungsunternehmen danach, wiederholbare Prozesse aufzubauen, um so den Workload zu verringern und stärker zu automatisieren. Office 365 ermöglicht Ihrer Firma auf verschiedene Arten, ein Projekt oder einen Auftrag zu planen und nachhaltig wiederzuverwenden, Dokumente zu verwalten, den Projekt-Status zu verfolgen und Informationen intern und extern auszutauschen.
Anstatt sich bei der Konfiguration unterstützender Technologien auf eine externe IT-Abteilung oder eine/n Projektleiter/in zu verlassen, stellt Ihnen ein solches «Intranet-as-a-Service» im Handumdrehen eine Vorlage für die Erstellung wiederholbarer Prozesse bereit.
3. Ihre Mitarbeitenden können sich nicht auf das Wesentliche konzentrieren
Verbringen Ihre Mitarbeitenden zu viel Zeit mit der Suche nach aktuellen Dokumentversionen, weil sie nicht mehr wissen, wo sie sie abgelegt haben? Oder nach Nachrichtenverläufen, weil sie nicht mehr wissen, ob sie die wichtigen Infos per Mail oder per Team-Chat erhalten haben?
«Intranet-as-a-Service»-Lösungen und bieten die Möglichkeit, Dokumente und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu kategorisieren, damit die Benutzer schnell und unkompliziert die richtige Ressource finden können. Anders gesagt: ein Office 365-Intranet bringt mehr Struktur in Ihr Unternehmen und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
4. Ihr internes IT-Team ist unterbesetzt
Es ist bekannt, dass die IT-Abteilungen vieler Unternehmen stets nach mehr Personal suchen. Somit ist die interne IT oft unterbesetzt. Die meisten IT-Teams haben also nicht die Zeit, sich auf die Entwicklung von Lösungen für Deep Communication und Collaboration zu konzentrieren, wie es für ein individuelles Intranet nötig wäre.
Die vorgefertigten, aber dennoch flexiblen Intranet-Lösungen, welche Office 365-kompatibel sind, reduzieren die Wartung von lokalen Geräten und zentralisieren das Management von Desktop- und Cloud-Lösungen an einem Standort. So wird Ihre IT-Abteilung nicht überlastet, aber Ihre Firma kann dennoch von einer optimierten Kommunikations- und Kollaborationsverwaltung profitieren.
5. Ihr bestehendes Intranet bleibt ungenutzt
Ähnelt Ihr Intranet einer kargen Wüstenlandschaft? Dann sind Sie damit längst nicht alleine. Die Betreuung eines Intranets kann viel Zeit in Anspruch nehmen – Zeit die ein unterbesetztes IT-Team oft nicht besitzt. Doch es ist nicht nur die IT-Abteilung, das in vielen Dienstleistungsunternehmen in die Enge getrieben wird. Auch die Abteilung Marketing & Kommunikation, welche oft ebenfalls für die Pflege des internen Intranets zuständig ist, ist in der heutigen Zeit stark gefragt. Leider ist das Intranet oft eines der ersten Dinge, das dann leidet, wenn die Abteilungen überlastet sind.
Doch ohne ständige Aktualisierung und Pflege der Inhalte verlieren die Mitarbeitenden das Vertrauen und Interesse am hauseigenen Intranet. Es wird immer wahrscheinlicher, dass sie auf andere IT zurückgreifen (sog. Schatten-IT wie bspw. WhatsApp, Dropbox) und nicht mehr ins Intranet zurückkehren. Selbst wenn sich die Mitarbeitenden das Intranet jeden Tag beim Aufstarten ihres Internet-Browsers ansehen, reicht dies noch nicht, damit sie auch mit den Inhalten interagieren.
Eine «Intranet-as-a-Service»-Lösung wie ein Office 365-Intranet aggregiert alle Inhalte aus dem Arbeitsalltag der Mitarbeitenden und setzt nicht allein auf die Marketing- & Kommunikationsabteilung, um ansprechende und vertrauenswürdige Inhalte zu erstellen.
Fazit
Dies sind nur einige der Gründe, warum Dienstleistungsunternehmen «Intranet-as-a-Service»-Lösungen einsetzen. Grundsätzlich ermöglicht es Ihnen ein Office 365-kompatibles Intranet, eine schnelle und zentralisierte Kommunikation einzusetzen und zeitgleich eine sinnvolle Governance rund um die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams zu schaffen. Eine solche Intranet-Lösung ist das Produkt von Valo Intranet. Sie entlastet die interne IT-Abteilung und steigert Produktivität und Effektivität ihrer Nutzer, indem sie Technologie als Hindernis für die Erledigung von Aufgaben beseitigt.
Das könnte Sie ebenfalls interessieren:
Das Intranet-as-a-Service als Meilenstein der Digitalisierung
Die Intranet-Falle: wenn das moderne Intranet den Arbeitsalltag erschwert
https://beetroot.ag/kampf-gegen-schatten-it/
Schreiben Sie einen Kommentar