Falls Sie Ihr Firmen-Intranet über die letzten zehn Jahren beobachtet haben, konnten Sie vermutlich feststellen, dass viele Dinge heute ganz anders aussehen als früher. Neue Intranets werden oft als schlanke und moderne Lösungen angepriesen, doch sie haben auch noch etwas Anderes gemeinsam: sie sind meist überfüllt mit coolen neuen Funktionen. Verstehen Sie uns nicht falsch, solche moderne Features sind toll! Aber zu viele davon lassen den digitalen Arbeitsplatz rasch unübersichtlich werden…
Jedes moderne Intranet wurde entwickelt, um Informationen zu konsolidieren, Menschen bei der Verwaltung ihrer Arbeitsbelastung zu unterstützen, bei der Speicherung von Dateien zu helfen und die Remote-Zusammenarbeit zu ermöglichen – unabhängig von der Art des Unternehmens, in dem das Intranet zum Einsatz kommt. In den letzten zehn Jahren ist das Angebot an Intranet Lösungen stark angestiegen und durch diesen Wettbewerb sind auch die einzelnen Lösungen viel besser geworden. Aber nicht alle Intranets sind gleich. Der ständige Wettbewerb hat dazu geführt, dass immer mehr Features auf den Markt kamen, um die Konkurrenz zu toppen. Die Überlastung durch immer neuere Funktionen hat einige Intranets komplizierter, überwältigender und damit ineffizienter gemacht.
Sobald ein Intranet den Unternehmensalltag komplexer macht, statt ihn zu vereinfachen, ärgern sich die Nutzer und greifen immer weniger auf die Tools zu. Schon bald sieht das Firmen-Intranet aus wie eine Geisterstadt und die Schatten-IT gewinnt Oberhand. Und das ist schade, denn der ursprüngliche Zweck eines modernen Intranets ist es, unser Leben bei der Arbeit einfacher zu machen und uns im Alltag zu unterstützen. Die traurige Tatsache ist: die meisten Intranets versuchen zu stark, diesen Zweck zu erfüllen. Dabei schiessen sie über das Ziel hinaus und scheitern.
Vom Leben (und vom Tod) der Intranets
Intranet-Projekte beginnen meist vielversprechend: eine neue, glänzende Plattform, die mit einer Million anpassbarer Funktionen ausgestattet ist. Darauf folgt eine kreative Einführungsstrategie mit einer motivierenden Ansprache von Ihrem CEO, um alle mit an Bord zu bringen. Nach der erfolgreichen Implementation Ihres Intranets wird es noch besser: die kontinuierliche Beteiligung von eifrigen, begeisterten Mitarbeitenden steigt an.
Irgendwann beginnen die Menschen jedoch das Interesse zu verlieren. Warum? Benjamin vom Vertrieb hatte zu viele Schwierigkeiten, die aktuellste Version eines Dokuments zu finden. Linda von der Buchhaltung wurde müde von den 15 blinkenden Chat-Benachrichtigungen, die sie bei jeder Anmeldung erhielt. Raffael, der Sekretär hörte auf, das Intranet zu benutzen, weil das dynamische Organigramm zu überladen und unmöglich zu lesen war.
Hinzu kam, dass es einfach zu viel für die überlastete IT-Praktikantin Anina wurde, welche die undankbare Aufgabe erhielt, ganz allein die Architektur des Intranets zu pflegen. Abgebrochene Links tauchten auf, fehlerhafte Projektmanagement-Funktionen verlangsamten und veraltete Inhalte drängten die Nutzer von der Plattform weg.
Bald begannen auch die ehemaligen Champions des Firmen-Intranets, sogenannte Power User wie Bob, das Intranet zu umgehen und entschieden sich stattdessen für die Kommunikation mit dem Team per E-Mail. Der Rest der Organisation folgte schliesslich seinem Beispiel.
Zum jetzigen Zeitpunkt ist das Firmen-Intranet verlassen und seine glänzenden Tools und hilfreichen Features ungenutzt. Ein einsamer Steppenläufer schlägt vorbei……
Es mag absurd klingen, doch so sieht das Leben (und der Tod) vieler Intranets aus.
Warum?
Allem voran, weil die meisten Intranet-Provider versuchen, alles auf einmal zur Verfügung zu stellen. Es existiert eine Reihe von Intranets, die gleichzeitig eine Chat-/Videokonferenzanwendung, ein Marketinganalysetool, eine Organigramm-Visualisierung, eine Urlaubs-/Zeitplanungsanwendung sind. Die Liste ist beinahe unendlich. Viele Intranets versuchen, die Allzweck-App zu sein – das einzige Werkzeug, das Ihr Unternehmen braucht.
In der Theorie hört sich das natürlich fantastisch an, in Wirklichkeit ist diese Vorstellung jedoch etwas utopisch. Denn solche Allzweck-Tools sind leider kaum in der Lage die Fragmentierung und Komplexität des Arbeitsalltags zu lösen. Mehr Funktionen, Glocken, Ausrufezeichen und To Do-Listen auf ein Problem loszulassen, funktioniert nicht immer wie geplant.
Wie ein ideales, simples Intranet aussehen sollte:
1. Einfachheit bieten
In erster Linie sollte ein Intranet Ihr Arbeitsleben vereinfachen und gemeinsam mit Ihrem Unternehmen wachsen. Denn obwohl viele Intranets zu Beginn noch effizient funktionieren, blähen sie im Laufe der Zeit auf und platzen mit zu viel Inhalt, Daten und irrelevanten Informationen aus allen Nähten. Ein Intranet sollte also stets flexibel bleiben und die Langlebigkeit in sein Design einbeziehen. So kann Ihr Arbeitsleben einfach, effizient und sinnvoll bleiben, auch wenn sich Ihr Unternehmen verändert.
Mit Einfachheit meinen wir, jene Informationen finden zu können, die Sie benötigen, um Ihre Arbeit effizient und doch mit hoher Qualität zu erledigen. Einfachheit bedeutet somit also auch, den Lärm und die Ablenkungen zu reduzieren und Hindernisse zu beseitigen, die Menschen daran hindern könnten, grossartige Arbeit zu leisten oder ihre Erfahrungen im Intranet zu geniessen.
2. Einmischen
Die Funktionen eines Intranets sollten weder aufdringlich sein und dadurch Stressoren darstellen, noch sollten sie blass sein und somit schnell in Vergessenheit geraten. Die Gratwanderung zwischen diesen beiden Punkten ist jedoch eine Herausforderung.
Optimal sieht die Lösung wie folgt aus: ein Intranet sollte sich in den Hintergrund der täglichen Arbeit einfügen, praktisch unsichtbar. Man kann sich das Firmen-Intranet ein wenig wie ein ständiger Begleiter im Arbeitsalltag vorstellen, der für einem da ist und einem unter die Arme greift. Das Intranet im Unternehmen sollte aber nur ein Teil davon sein, wie Sie Ihren Job erledigen und nicht etwas, das ständig die Aufmerksamkeit auf sich zieht oder Sie zwingt, auf eine bestimmte Weise darauf zu reagieren.
Ein Intranet ist somit idealerweise eine Plattform, die eine verstärkte Zusammenarbeit, ein höheres Mitarbeiterengagement, eine robuste Unternehmenskultur und eine effektive Arbeitsweise ermöglicht.
3. Teams ausrichten
Der Erfolg eines Unternehmens hängt davon ab, ob die darin agierenden Teams aufeinander abgestimmt sind. Ein Intranet sollte dabei die organisatorische und kulturelle Ausrichtung dieser Teams gezielt unterstützen und verstärken. Ein Beispiel: Wenn die Mitarbeiter aus dem einen Team lieber per E-Mail kommunizieren und ein anderes Team sich stets in E-Mails verliert und deshalb kaum antwortet, wird dies zu einer Kommunikationsblockade führen. Ideen zirkulieren nicht, Cliquen können sich bilden, und die Unternehmenskultur weist Risse auf.
Die Aufgabe eines Intranets besteht darin, dafür zu sorgen, dass so etwas nie geschieht. Es soll eine Plattform bereitstellen, die das Unternehmen öffnet, statt in Gruppen zu spalten. Die Mitarbeitenden sollten in der Lage sein, schnell herauszufinden, was in einer anderen Abteilung oder einem anderen Büro geschieht.
Ein Firmen-Intranet, welches die interne Kommunikation transparent, offen und verständlich werden lässt, hat auch einen grossen Einfluss auf die Kultur Ihres Unternehmens. Für die Menschen in Ihrer Firma sollte dadurch schneller ersichtlich werden, wie sie in Ihr Unternehmen hineinpassen. Auf diese Weise verstehen sie ihre Position, den Zweck des Unternehmens und die Art und Weise, wie sich ihre Rolle mit der anderer überschneidet, besser. Durch ein solches Intranet hat kaum noch jemand das Gefühl, isoliert, allein und unsichtbar zu sein. Denn ein solches Intranet verbindet (nicht nur digital).
Der Überflieger Valo
Wir von der Beetroot AG beschäftigen uns täglich mit modernen Intranet Lösungen und sind Experten, wenn es ums Einrichten digitaler Arbeitsplätze geht. Wir haben verschiedenste Intranet Lösungen miteinander verglichen und sind überzeugt, dass Valo Intranet die oben genannten Anforderungen erfüllt. Valo ist flexibel einsetzbar und Ihr bester Begleiter für den Arbeitsalltag. Mehr zu Valo erfahren Sie hier.
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