Da wir im Bereich der digitalen Arbeitsplätze tätig sind, sprechen wir oft über die verschiedenen Plattformen, die wir anbieten und die damit verbundenen Möglichkeiten, den eigenen Arbeitsplatz zum Besseren zu verändern. Das ist alles gut und schön (und wahr!), doch manchmal ist es leicht, sich in der Komplexität des Fachjargons zu verlieren. Aus diesem Grund möchten wir nun für einmal die Aufmerksamkeit auf die Grundlagen richten und den Unterschied zwischen Intranet und Extranet etwas genauer unter die Lupe nehmen.
Im Allgemeinen sind sowohl Intranets als auch Extranets Online-Portale, die branchenübergreifend eingesetzt werden. Ihr Hauptzweck besteht darin, die Zeit für die Erledigung alltäglicher Aufgaben zu reduzieren, die Produktivität zu steigern und die Kommunikation zwischen Mitarbeitenden zu verbessern. Dennoch weisen beide Dienste ihre eigenen einzigartigen Vorteile auf und haben mehr zu bieten als sich auf den ersten Blick vermuten lässt.
Das Intranet
Ursprünglich stellte die Intranet-Software eine statische Plattform für den Informationsaustausch dar. Doch seit ihrer Einführung hat sich viel verändert. Eine Intranet-Softwareplattform, die heute als wesentlicher Bestandteil eines breiteren digitalen Arbeitsplatzes angesehen wird, besteht in erster Linie aus sozialen, kollaborativen und informationstechnischen Funktionen. Dazu gehören wesentliche Anwendungen wie die Kalenderverwaltung, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Content Management System (CMS). Auch HR-Funktionen wie eine Urlaubsmanagement-App und ein Mitarbeiterverzeichnis dürfen nicht fehlen.
Vor allem aber ist ein Intranet, wie es der Name bereits verrät, ein System, auf das intern zugegriffen wird. Letztendlich handelt es sich um ein sicheres und privates Online-Portal für die Mitarbeitenden eines Unternehmens und soll einen strukturierten Austausch sowie eine unkomplizierte Zusammenarbeit ermöglichen. Intranets fördern dadurch eine offene Kommunikation, einen effizienten Informationsaustausch und optimierte Prozesse in einem privaten und zentralen Bereich. Zudem können Mitarbeitende, die remote tätig sind, weiterhin so effektiv arbeiten als befänden sie sich im Büro; alle benötigten Dateien werden im Intranet des Unternehmens gespeichert und die Kommunikation mit den Arbeitskollegen und -kolleginnen ist nur noch ein Mausklick entfernt.
Das Extranet
Die Extranet-Software beschreibt nun jenes Online-Portal, auf das von aussen zugegriffen werden kann. Extranets existieren, um einen Kommunikationsweg zwischen den internen Mitarbeitenden und externen Organisationen wie Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartnern zu schaffen. Ein Extranet bietet Ihrem Unternehmen und Dritten die Möglichkeit, in einer sicheren Umgebung, die sich ausserhalb Ihres Intranets befindet, zusammenzuarbeiten und Informationen auszutauschen – aber so dass externen Partnern den Zugang zu vertraulichen internen Angelegenheiten verwehrt bleibt.
Gerade aus Kundensicht steht die Nutzung eines Extranets für ein grosses Engagement Ihres Unternehmens. Da ein Extranet eine sichere Umgebung bietet, in der Sie schnell und direkt mit Ihren Kunden kommunizieren können, erleichtert dies den Aufbau einer unkomplizierten Beziehung. Für Geschäftspartner oder Lieferanten bieten Extranets die Möglichkeit, eines vereinfachten Datentransfers und Wissensaustauschs sowie eine effiziente Form der Zusammenarbeit. Darüber hinaus lässt sich auch das Brainstorming bei gemeinsamen Aufgaben fördern, wodurch Zeit gespart und endlose E-Mails vermieden werden.
Die Kombination der beiden Online-Plattformen
Während Intranets und Extranets früher als zwei getrennte Softwareeinheiten kreiert und betrachtet wurden, ist dies im heutigen modernen digitalen Arbeitsplatz nicht mehr der Fall. Fortschrittliche Software kombiniert all die obengenannten Funktionen zu einem integrierten digitalen Arbeitsplatz. Dabei sind Intranets und Extranets auf derselben Plattform ansässig, wo sie harmonisch zusammenarbeiten können. So ist es heutzutage nicht mehr notwendig, eine komplizierte, benutzerdefinierte Integration zwischen den beiden Softwareplattformen durchzuführen – doch die Vorteile jeder einzelnen sind noch immer vorhanden.
Spricht man also von einem Intranet, so ist damit zu allermeist eine Plattform gemeint, welche auch ein Extranet integriert. Dadurch besteht kein eigentlicher Unterschied zwischen Intranet und Extranet mehr – zumindest nicht im umgangssprachlichen Gebrauch.
[…] einem weiteren Blogartikel erklären wir die Unterscheidung von Intranet vs. Extranet noch […]