Das Intranet-ABC

Ein Zusatzpaket für eine Softwarelösung, die fun­ktionale oder Design-bezogene Erweiterungen enthält.

Eine Administratorin oder ein Administrator ist in Bezug auf Intranet Lösungen eine bestimmte Benutzerrolle, die einer Person zugeteilt werden kann. Unterschiedliche Benutzerrollen haben unterschiedliche Rechte. Dabei sind Administrator*innen jene Benutzerrollen, welche die meisten Rechte aufweisen. Sie sind nämlich die Verwalter*innen der Intranet Lösung mit unein­geschränk­tem Zugriff auf die Einstellungen des Systems.

Der Prozentsatz an Nutzer*innen, welche die neue Intranet-/Software-/etc. Lösung oder ein anderweitig neues Tool bereits fleissig nutzt. Deshalb wird die Adoptionsrate häufig als Massstab für die Akzeptanz einer neu eingeführten Intranet Lösung verwendet.

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Ein Tool (z.B. Microsoft Teams) lässt sich in der Regel sowohl über den Browser (Web-Applikation) als auch über die dazu installierte App (native Applikation) öffnen. Warum ist das nicht dasselbe?

Native Apps werden speziell für ein Betriebssystem, z.B. iOS programmiert und laufen deshalb ausschliesslich auf iOS Geräten (also z.B. iPhone und iPad). Weshalb ist das nötig? Nur so kann gänzlich gewährleistet werden, dass alle Schnittstellen zur Hardware einheitlich funktionieren und die Ressourcen des Geräts optimal genutzt werden können.

Ein Web-App ist hingegen eigentlich nichts anderes, als eine speziell programmierte HTML-Website, die das Gerät erkennt und den Inhalt optimiert dafür darstellt. Das hat den grossen Vorteil, dass jedes Gerät, das über einen Browser verfügt, die App nutzen kann – ganz ohne eine Installation. Eine optimale Ressourcen-Nutzung kann jedoch nicht sichergestellt werden. Je nach Anforderung an die App können also native Apps oder Web Apps die bessere Wahl sein.

Change Management meint eine tiefgreifende und geführte Veränderung von Strukturen, Prozessen und Verhaltensweisen innerhalb einer Organisation. Change Management sieht sich häufig mit der Problematik konfrontiert, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende oft am Bestehenden festhalten und deshalb zu Beginn Schwierigkeiten haben, eine neue Intranet Lösung zu akzeptieren und deren Vorteile zu erkennen.

Lesen Sie mehr zu den einzelnen Phasen des Change Managements.

Zum einen weist sich die Cloud durch ihre Funktion zur Datenspeicherung und der Rechenleistung aus, sie bietet zum anderen aber auch etliche weitere Funktionalitäten und Services, die nur mit Cloud-Zugriff erhältlich sind.

Man kann sich die Cloud deshalb wie eine Ludothek vorstellen. Dabei kann man sich für einzelne Spiele (Services) entscheiden und diese ausleihen. Somit zahlt man nur für jene Spiele, die man effektiv nutzt. Benötigt man ein geliehenes Spiel nicht mehr, kann man es problemlos wieder zurückbringen.

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Die Idee von Cloud Computing besteht darin, die benötigten IT-Ressourcen über das Internet oder Intranet bedarfsgerecht bereitzustellen und nach dem tatsächlichen Verbrauch abzurechnen.

Eine Web-Software zur Erstellung, Bearbeitung und Orga­nisation von Inhalten aller Art (Blogseiten, Web-Shops, etc.).

Gruppen von Mitarbeitenden, die anhand einer Software (z.B. Microsoft Teams) zusammen an einem Projekt arbeiten oder gemeinsame Interessen verfolgen. Communities sind somit ein Synonym für Arbeits- oder Projektgruppen.

Der Begriff Dashboard bedeutet direkt aus dem Englischen übersetzt «Armaturenbrett». Damit sind grafische Benutzeroberflächen gemeint, mit Hilfe derer man Programme verwalten kann.

Die digitale Transformation bezeichnet einen fortlaufenden Veränderungsprozess, der durch sich ständig aktualisierende digitale Technologien zustande kommt. Der Begriff betrifft in wirtschaftlicher Hinsicht speziell Unternehmen und meint u.a., dass nicht nur neue Technologien implementiert, sondern auch die Betriebsprozesse, das Geschäftsmodell und die Kundenerlebnisse weiterentwickelt werden müssen, damit ein Betrieb vollumfänglich mit der digitalen Transformation mithalten kann.

Dabei handelt es sich um das Arbeitsklima mit bestehenden Regeln und Prinzipien, welches innerhalb einer Organisation in punkto Digitalisierung herrscht. Die Übertragung der bisherigen Unternehmenskultur in digitale Arbeitsumgebungen ist allerdings kein Selbstläufer. Viele neue Fragen kommen auf, die noch nach Antworten verlangen.

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Der DWP ist ein übergeordnetes Portal, welches alle Werkzeuge zum Kommunizieren, Zusammenarbeiten, Vernetzen, Ab­bilden von Prozessen und Verwalten von Doku­men­ten miteinander bündelt. So bietet er den Mit­ar­bei­tenden orts­un­ab­hängigen Zugriff auf alle ar­beits­rele­vanten Info­rmationen und Anwendungen.

Die Unterscheidung von Intranet und DWP ist nicht ganz einfach, da sich die beiden Begriffe zum Teil stark überschneiden. Ein DWP umfasst jedoch in der Regel mehr als ein Intranet und geht durch seine Zentralisierung der Daten über ein reines Informationssystem mit sozialen Komponenten hinaus.

Mehr zur Differenzierung zwischen den Begriffen Intranet, Social Intranet und Digital Workplace finden Sie auf unserem Beetroot Blog.

Eine Dokumentenablage dient der Verwaltung von Dateien (Dokumente, Bilder, Texte) mit Funktionen zur Versionierung, Vorschau und dem Bearbeiten von Metadaten. Sie bildet jeweils einen Bestand des Intranets.

Beim Extranet handelt es sich um eine Komponente des Intranets, anhand welchem sich externe Nutzer*innen in das bestehende Intranet integrieren lassen. Jedoch wird der Begriff heute als veraltet angesehen, da in der Regel ohnehin jede Intranet Lösung eine Extranet-Komponente enthält.

In einem weiteren Blogartikel erklären wir die Unterscheidung von Intranet vs. Extranet noch genauer.

Bei einer Firewall handelt es sich um ein System, das in der Lage ist, Ihren Datenverkehr zu analysieren. So schützt es Ihre IT-Systeme vor Angriffen oder unbefugten Zugriffen. Dementsprechend kann die Firewall als Türsteherin verstanden werden, die alle ein- und ausgehenden Personen (Datenpakete) kontrolliert. Dabei wird nicht alleinig die Identität der Besuchenden überprüft, sondern auch, was sie bei sich tragen (Dateninhalt).

Die Bezeichnung für den produktiven Einsatz einer Software nach der Testphase.

Der Begriff Governance hat verschiedene Bedeutungen haben. Im Kontext von Intranet Lösungen bezeichnet er die offiziell festgelegten Richtlinien und Regeln zum Umgang mit dem Intranet. 

Jedes Intranet sollte so organisiert sein, dass die darin zugänglichen Inhalte gut auffindbar und strukturiert abgelegt sind. Nur so kann eine Intranet Lösung sinnvoll gemeinschaftlich genutzt werden.

Der Begriff Informationsarchitektur bezeichnet die sinnvolle Strukturierung und Kennzeichnung der Informationen, um sie für die Anwender*innen besser auffindbar zu machen. Um Inhalte sinnvoll und nachhaltig organisieren zu können, sollten Überlegungen und Fragen hinsichtlich der Informationsarchitektur frühzeitig im Intranet-Projekt adressiert und evaluiert werden.

Das Intranet ist technisch gesehen ein eigenständiges Netz, das nicht unmittelbar mit dem Internet verbunden ist, aber auf dieselbe Weise funktioniert. Der Unterschied zum Internet liegt allerdings darin, dass das Intranet zum Austausch von Informationen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation dient. 

In der Anfangszeit waren Intranets reine Informationssysteme, welche keine soziale Interaktion ermöglichten. Heute sieht es anders aus, denn Intranet Lösung besitzen in der jetzigen Zeit zahlreiche Möglichkeiten zur Kommunikation und Kollaboration (Chat-, Like-, Kommentarfunktionen, etc.). Deshalb spricht man heute auch oft von Social Intranets.

Mehr zur Differenzierung zwischen den Begriffen Intranet, Social Intranet und Digital Workplace finden Sie auf unserem Beetroot Blog.

Das «Intranet as a Service» oder auch «Software as a Service (SaaS)» genannt, bietet Ihnen aufgrund von Cloud Computing die Möglichkeit, sich bspw. in Bezug auf eine Intranet Lösung ganz einfach für ein Abonnement Ihrer Wahl zu entscheiden. Diese Art von Flexibilität und Skalierbarkeit kann gerade bei wachsenden Unternehmen Wunder wirken, um den ändernden Anforderungen an das Intranet gerecht zu werden. Eine der beliebtesten SaaS -Applikationen im Business-Bereich ist bspw. die Microsoft 365 Cloud.

Das «Intranet as a Service» kann als Meilenstein der Digitalisierung angesehen werden. Weshalb, erfahren Sie hier.

Eine IT-Strategie bildet grundsätzlich einen wichtigen Bestandteil der Gesamtstrategie des Unternehmens. Erfolg und Wachstum eines Unternehmens hängen nämlich massgeblich von einer passenden Strategie ab.

In der Regel leitet sich eine IT-Strategie aus den allgemeinen Unternehmenszielen und den vorhandenen Unternehmensprozessen ab und orientiert sich überdies auch an neuen Trends und Innovationen. Ziel einer solchen Strategie ist es, durch das Management der IT die langfristigen Unternehmensziele zu erreichen.

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Das ist nichts anderes als ein Synonym für ein modernes Intranet.

Wie der Name es bereits verrät, sind Metadaten jene Art von Daten, die anderen Daten übergeordnet sind und diese in der Regel beschreiben und zusammenfassen.

Ein Beispiel: Sie besitzen reihenweise Bücher und haben den Überblick über all die Werke, die sie besitzen, längst verloren. Deshalb möchten Sie ein Verzeichnis mit all ihren Büchern erstellen, in welchem Sie immer wieder nach Werken suchen können. Nun müssen sie sich für Kriterien entscheiden, nach welchen Sie ihre Bücher kennzeichnen: Author*innen, Erscheinungsjahr, Genre, etc. Diese einzelnen Kriterien, die Sie einem Buch zuordnen (z.B. «Daniel Kehlmann», «2015» und «Roman»), werden auch Metadaten genannt.

Der Begriff Migration ist vielseitig. Er kann gemäss Wikipedia zum einen für die Umstellung eines einzelnen Systems stehen. Zum anderen können damit aber auch grosse Migrationsprojekte gemeint sein, bei denen viele Systeme oder mehrere neue Anwendungen implementiert werden.

Mit Hilfe News Feeds lassen sich Website-Inhalte abonnieren, die häufig aktualisiert werden. Ähnlich einem Nachrichtenticker erhält jede*r Abonnent*in nach Aktualisierungen eine Notification. In der internen Kommunikation eignen sich News Feeds insbesondere zur Selektion von Informationen. So kann man sicherstellen, dass man die wichtigsten Infos mitbekommt, ohne von allen anderen zusätzlichen News überflutet zu werden.

Das bekannteste News-Feed-Format ist RSS.

Gemäss Wikipedia ist ein Proof of Concept im Projektmanagement ein Meilenstein, an dem die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt wird. In der Regel hat ein POC also zum Ziel, das praktische Potenzial eines Konzepts zu überprüfen.

Es handelt sich dabei jedoch um mehr als nur eine simple Testung. Zu erklären weshalb, würde aber den Rahmen eines Glossars sprengen. Den Grund dafür können Sie deshalb auf unserem Blog nachlesen.

Mit einer «Ready to go» Lösung ausgestattet zu sein, bedeutet, dass Ihr Intranet von Beginn an die wichtigsten Standardfunktionen besitzt und mit vielen Erweiterungen auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Dies macht es möglich, das Intranet schnell und einfach in Ihr Unternehmen einzuführen.

Für Unternehmen ist spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie von hoher Relevanz, dass ihre Mitarbeitenden auch abseits des Desktop-Arbeitsplatzes auf Content, Prozesse und Applikationen des Intranets zugreifen können. Responsive Design verbessert die Darstellung der Intranet Lösung auf unterschiedlichen Bildschirmgrössen. Ist ein Intranet responsive, so bedeutet das, dass dessen Inhalte sowohl in der Desktop-, als auch in der Tablet- und Smartphone-Version einwandfrei korrekt dargestellt werden.

Alle Arten von Anwendungen, die ohne Wissen oder Autorisierung der IT-Abteilung innerhalb eines Unternehmens genutzt werden.

Ist auch Ihr Unternehmen von der hohen Nutzung von Schatten-IT betroffen? So gewinnen Sie den Kampf gegen nicht-autorisierte Softwarelösungen.

Mit einem Social Intranet ist eine Intranet Lösung gemeinte, welche soziale Komponenten aufweist (bspw. Chat-, Like- oder Kommentarfunktionen).

Mehr zur Differenzierung zwischen den Begriffen Intranet, Social Intranet und Digital Workplace finden Sie auf unserem Beetroot Blog.

Bei der preisgekrönten Intranet Lösung von Valo handelt es sich um eine «ready to go» Lösung. Beetroot ist der erste Valo Premium Partner in der Schweiz. Als Premium Partner betreuen wir die Valo-Kund*innen in der CH mit einer eigenen Serviceorganisation und übernehmen die Schnittstellenfunktion zwischen dem Hersteller*in und den Kund*in.

Mehr zu den Vorteilen von Valo.

Ein System zur Erfassung von Änderungen an Da­teien. Bei jeder Änderungen wird eine neue Version der Da­tei angelegt und mit dem Bearbeitungsdatum gekennzeichnet. So kann bspw. bei einer ungewollten Änderung eine vorherige Version der Datei wiederhergestellt werden.

Ein Wiki ist eine Art offenes CMS, das im Web aufgerufen werden kann. Bei Wikis sind einzelne Einträge untereinander oder mit anderen Quellen verlinkt. In Bezug auf die Unternehmenskommunikation werden Wikis erstellt, um ein effizientes Informations- und Wissensmanagement zu gewährleisten. Meist handelt es sich dabei um Begriffsdefinitionen oder Dokumentationen. So kann jede*r Mitarbeiter*in Inhalte erstellen und bearbeiten.

Ein Beispiel: Bei Beetroot verfassen mehrere Teammitglieder regelmässig Blogbeiträge. Damit unsere Blogartikel im Layout dennoch alle einheitlich daherkommen, haben wir in unserem Marketing-Wiki eine einzelne Wiki-Seite erstellt, in welcher die Vorgehensweise dokumentiert ist, mit welcher man zu einem hier vorliegenden Layout gelangt.

Der Begriff Workflow meint die Strukturierung Prozessen, welche in der Regel wiederkehrend sind. Die einzelnen Schritte der Prozesse stehen in einem logischen Zusammenhang sowie einer zeitlichen Abfolge zueinander.