Das flexible Arbeiten von überall her hat eine neue Realität geschaffen. Schleichend haben Remote Arbeit und Homeoffice in der Arbeitswelt Fuss gefasst. Hier in der Schweiz ging es jedoch erst mit dem Lockdown so richtig los. Viele Unternehmen mussten über Nacht Lösungen finden, um einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, an dem Produktivität und eine soziale Unternehmenskultur gleichermassen weiterbestehen können. Die moderne Intranet Lösung entwickelt sich deshalb vom reinen Informationsmanagement weg und schafft stattdessen eine nachhaltig produktives Arbeitsklima. Moderne Intranets sind die Intranets der Zukunft.
Was ist ein modernes Intranet?
Traditionelle Intranets sind vorkonfigurierte Seiten, die für den internen Gebrauch in einem Unternehmen konfiguriert sind. Dabei wird der Zugriff darauf auf nur wenige Nutzer beschränkt und meist nur eine Top-Down-Kommunikation ermöglicht. Es ist deshalb wichtig, zwischen traditionellen und modernen Intranets zu unterscheiden. Denn traditionelle Intranets sind die Intranets der Vergangenheit.
Moderne Intranet Lösungen sind hingegen gezielt darauf ausgerichtet, auch die Buttom-Up-Kommunikation zu fördern. Dabei kann auch Kunden und weiteren Interessengruppen Zugriff auf Teile des Intranets ermöglicht werden. Zudem sind moderne Intranets cloud-basiert, wodurch die Nutzer jederzeit und von überall her auf aktuelle Dokumente zugreifen können. Durch die Cloud-Basis und die im Intranet integrierten Kommunikations- und Kollaborationstools wird ferner auch eine digitale Zusammenarbeit in Echtzeit gewährleistet. Und der wohl wichtigste Punkt: moderne Intranet Lösungen sind intuitiv zu bedienen und Zugriffsberechtigungen können kinderleicht freigeschaltet werden. Dadurch ist man in den meisten Fällen auch nicht auf die Hilfe der IT-Abteilung angewiesen. Ist das nicht toll? Aber pssst, ein modernes Intranet kann sogar noch mehr!
6 Wege, auf die moderne Intranet Lösungen das zum Management von Remote Teams beitragen
1. Mitarbeitende miteinander vernetzen
Der Arbeitsalltag wird mit Remote Arbeit dezentraler. Deshalb sollten es sich Arbeitgebende zum Ziel machen, ihre Mitarbeitenden so gut als möglich zu vernetzen. Nur so kann ein einwandfreier Informationsfluss gewährleistet werden. Zudem sollten sich Mitarbeitende im Homeoffice nicht isoliert und benachteiligt fühlen. Kommunikation via E-Mail ist daher fehl am Platz. Es muss ein transparenter und übersichtlicher virtueller Austausch her.
Mit einem modernen Intranet wie Valo und den darin integrierten Kommunikationstools wie beispielsweise Microsoft Teams wird dies im Handumdrehen möglich. Mit Applikationen wie Yammer lassen sich ausserdem soziale Netzwerke über Departemente und Abteilungen hinweg bilden, in denen sich Mitarbeitende austauschen und so allzeit up-to-date bleiben können.
Arbeitet Ihr Unternehmen bereits mit Microsoft Teams? Dann haben wir hier einige Tipps für Sie:
2. Zusammenarbeit und Engagement fördern
Kollaboration – ohne sie geht es nicht. Wir alle wissen, wie sich Zusammenarbeit im Büro fördern lässt. Aber wie sieht es in der digitalen Welt aus? Wie können Online Meetings mit wenig Organisation gestaltet werden? Wie kann zeitgleich am selben Projekt gearbeitet werden?
Zuerst einmal gilt es sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden Zugriff auf die aktuellsten Dokumente erhalten. Darüber hinaus sollte auch das zeitgleiche Arbeiten mehrere Personen im Bearbeitungsmodus mit denselben Unterlagen ermöglicht werden. Hier kann eine cloud-basierte Lösung helfen, die beispielsweise mit SharePoint als Dateiablage funktioniert.
Ein modernes Intranet schafft demnach einen zentralen Ort, an dem auch digital gemeinsam an Projekten gearbeitet werden kann. Vielleicht ist es aber so, dass man im Homeoffice tolle Ideen hat und sie dann wieder vergisst, weil man nicht mit einer Arbeitskollegin oder einem Arbeitskollegen darüber gesprochen hat. Hier kommen Ideen-Management-Tools ins Spiel, die in das Intranet integriert werden können. Das ist aber nur eines von vielen Beispielen. Für fast jedes Problem und beinahe alle Anwendungsfälle existieren heute digitale Tools, die sich direkt vom Intranet aus verwenden lassen.
Möchten Sie mehr zu Ideen-Management-Tools erfahren? Wir empfehlen Ihnen Valo Ideas:
Durch den erhöhten Digitalisierungsgrad des Arbeitsalltags erhalten die Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, neue Fähigkeiten (unter anderem digitale Skills) zu entwickeln und auf einer neuen Ebene mit anderen in Kontakt zu treten.
3. Mobile Angebote nutzen
Die meisten modernen Intranet Lösungen sind nicht nur im responsive Design gestaltet, sondern bieten auch gleich noch eine Mobile App für das Smartphone an. So kennen Kommunikation und Kollaboration keine Grenzen mehr!
4. Klarheit schaffen
Informationsfluss ist gut. Informationsflut nicht. Täglich sind wir scheinbar unendlich vielen Informationen ausgesetzt, auch bei der digitalen Arbeit. Um die Informationsflut zu hemmen, können mit Hilfe von modernen Intranet Lösungen Dämme gebaut werden. Wenn alle unnötigen Informationen herausgefiltert werden und die Aufmerksamkeit nur auf das Wesentliche gerichtet wird, dann entsteht Klarheit – und ein modernes Intranet hilft Ihnen dabei. Zum Beispiel so:
Moderne Intranets sind meist mit News Hubs ausgestattet. Innerhalb dieses Hubs und auf der Startseite des Intranets lassen sich Mitteilungen priorisieren. Weiter können Mitarbeitenden in dringenden Fällen auch über die Intranet App, wenn vorhanden, alarmiert werden. Und dann ist da noch die Suche. Die Suchfunktion erscheint meist fast schon überflüssig. Aber ganz unter uns: eine sinnvoll strukturierte Suchfunktion kann erheblich zum effizienten Arbeiten beitragen! Egal, ob man auf der Suche nach einem Dokument ist, von dem man nicht mehr weiss, wo man es abgelegt hat oder nach einem Kontakt, den man für das Verfassen einer dringenden E-Mail benötigt, mir einer unternehmensweite Suchfunktion mit Filtermöglichkeiten (z.B. nach Abteilungen oder Themenfeldern) kann man hier Zeit gewinnen.
Nicht nur das Wegfiltern von unnötigen Informationen ist wichtig, sondern auch das Hervorheben dringender Nachrichten. Möchten Sie beispielsweise sicherstellen, dass wichtige Unternehmensupdates im Firmenintranet von Ihren Mitarbeitenden gelesen werden? Bevorzugen Sie es, wenn jeder Nutzer und jede Nutzerin bei einer unternehmens- oder abteilungsrelevanten Neuigkeit benachrichtigt wird und das Lesen der Mitteilung bestätigen muss? Auch das ist mit einem modernen Intranet möglich.
5. Unternehmenskultur digitalisieren
Ist Ihre Unternehmenskultur im Büro treibend, fördernd und wertschätzend? Dann sehen Sie zu, dass diese Werte auch im Homeoffice nicht verloren gehen. Laden Sie Ihre Mitarbeitenden über die Kalenderfunktion zu täglichen digitalen Kaffeepausen ein oder planen Sie regelmässige Online-Meetings für den sozialen Austausch.
Damit sich die Mitarbeitenden auch von zuhause aus integriert fühlen, kann überdies beispielsweise das Äussere Ihres Intranets an Ihr Branding angepasst werden: Logos, Farbschemata, Schriftarten, Bilder – fast alles ist möglich.
Mehr zur digitalen Umsetzung der Unternehmenskultur:
6. Events sichtbar machen
Sie haben sich entschieden, gemeinsame virtuelle Kaffeepausen durchzuführen oder an einem Freitag mit Ihrem Team auch mal ein digitales Feuerabendbier zu geniessen? Oder vielleicht bieten Sie auch gleich noch ein internes Webinar an, um die digitalen Skills Ihrer ArbeitskollegInnen zu fördern? Super!
Wie stellen Sie nun sicher, dass die Mitarbeitenden den Überblick über all diese Events und Möglichkeiten behalten und nicht verpassen, daran teilzunehmen? In Ihrem modernen Intranet können Sie beispielsweise einen Eventkalender aufschalten, in dem die Veranstaltungen der kommenden Wochen angepriesen werden.
Sehen Sie ein modernes Intranet in Action
Wir sind überzeugt, dass jedes Unternehmen von einer modernen Intranet Lösung profitieren kann. Besonders überzeugt sind wir auch von Valo Intranet. Valo ist eine Ready-to-go Intranet Lösung. Dies bedeutet, dass Ihr Intranet mit den wichtigsten Standardfunktionen ausgestattet wird und mit vielen Erweiterungen auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Dies macht es möglich, Valo schnell und einfach in Ihr Unternehmen einzuführen.
Die 6 genannten Wege, Remote Teams mit einem modernen Intranet erfolgreich zu managen, bieten sich in Valo ebenfalls an. Am besten sehen Sie sich aber die Funktionen von Valo selbst an, um noch besser zu verstehen, was ein modernes Intranet für Ihre Organisation tun kann.
Schreiben Sie einen Kommentar