Auch wenn Sie häufig im gleichen Atemzug genannt werden: Mitarbeiter-App und Intranet haben zwei unterschiedliche Ansätze für die interne Kommunikation. Viele Unternehmen möchten diese beiden vereinen – aber geht das denn wirklich?
Gemeinsamkeiten und Unterschiede
Wer denkt, dass Mitarbeitenden-Apps hauptsächlich unterwegs und Intranets nur am Desktop-PC verwendet werden, irrt sich. Beide Kommunikationstools lassen sich mobil und am Desktop nutzen.
Mitarbeitenden-Apps ermöglichen häufig einen direkten Kanal zu den Front- oder Firstline Mitarbeitenden, wie Aussendienstmitarbeitende, Pflegepersonal, Logistikmitarbeitende oder auch Personal auf der Baustelle. Sie bieten Unternehmens-News, Essenspläne und einfache Prozesse dank Formularen, wie etwa Ferienanträge, Lohnabrechnungen und Zeiterfassung. Zusätzlich kommen Funktionen wie Chat, Like oder Kommentare dazu.
Der etwas andere Ansatz verfolgt das Intranet: Das Nutzendenerlebnis wird personalisiert. News, Aktivitäten, Chats und Prozesse lassen sich relativ einfach erfassen, teilen, liken und kommentieren. «Das unterscheidet sich ja nicht gross von der Mitarbeitenden-App», denkst du jetzt vielleicht. Der grosse Vorteil von Intranets besteht durch den immensen Funktionsumfang. Im Bereich der Zusammenarbeit im Unternehmen punktet das Intranet mit dem Wissensmanagement und der Möglichkeit für Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen. So sind Team- und Projektseiten vielleicht für alle im Unternehmen zugänglich – Personaldossiers aus dem HR aber nur für eine ausgewählte Gruppe von Personen. Auch das Wissensmanagement kann eine grosse Auswirkung auf die Mitarbeitenden haben: Dank Wiki-Seiten können einzelne das gesammelte Wissen teilen und so effektiv an alle anderen im Unternehmen weitergeben. So ist das Wissen auffindbar und aktuell.
Der Weg zum modernen Arbeitsplatz
Wir alle wissen, dass Apps für Mobilgeräte prädestiniert sind. Sie ergänzen so das Intranet bestens: Inhalte sind einfach und schnell verfügbar für Mitarbeitende, die vielleicht nicht an einem Büroarbeitsplatz beschäftigt sind. Gleichzeitig sind Intranets wahre «Alleskönner», wenn es um den Funktionsumfang geht.
Selbst wenn mobile Apps auf die Kommunikation spezialisiert sind, fehlen ihnen wichtige Funktionen eines Intranets. Mit der Zeit nimmt die Rolle der Governance zu. Die Aufrechterhaltung der Richtigkeit und Aktualität von Inhalten wird zu einer strategischen Notwendigkeit, um zu verhindern, dass die Inhalte veralten. Intranets können ein umfassenderes Content-Management bieten, wie z. B. Lebenszyklen zur Überprüfung von Inhalten, die die Verantwortlichkeit verbreiten und sicherstellen, dass die Inhalte, die Benutzer sehen, korrekt und ansprechend sind.
Die Anforderungen sind hoch – Unternehmen wollen Mitarbeitende standortübergreifend erreichen können, diese wiederum sollen die Möglichkeit erhalten, miteinander zu interagieren. So sollen sie das Kommunikations- und Kollaborationstool für die tägliche Zusammenarbeit sinnvoll nutzen. Datenschutzrichtlinien müssen eingehalten werden und für die IT soll es keinen Mehraufwand geben. Auch wenn Sie hohe Ansprüche haben, Intranet und Mitarbeitenden-App müssen sich also nicht zwangsläufig gegenseitig ausschliessen.
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