Intranets können eine wahre Bereicherung sein. Dies hat sich während der Pandemie gezeigt: Angefangen mit dem unfreiwilligen globalen Remote-Working-Experiment, gefolgt von der Entwicklung hin zum hybriden Arbeitsmodell – Kommunikations- und Kollaborationslösungen sind für Unternehmen zu einem noch wichtigeren Instrument für die Kommunikation mit den dezentralen Mitarbeitenden geworden.
Wie alle Tools für den digitalen Arbeitsplatz müssen auch Intranets erneuert werden, damit Endnutzende von den neuesten Funktionen profitieren können.
Für Intranet-Manager, Personalverantwortliche, interne Kommunikations- und IT-Leitende ist der «Business Case» für die Erneuerung der Kommunikations- und Kollaborationslösung oft offensichtlich: Sie wissen, dass die Beteiligung der Mitarbeitenden gering ist, dass die Seiten nur selten aufgerufen – geschweige denn bearbeiten werden – und dass die bestehende Plattform verwirrend und schwerfällig ist. Doch Ihre Definition, wie ein gutes Intranet aussieht und welch Potential es haben könnte wird häufig nicht mit jenen Personen geteilt, die finanziell gesehen die Fäden in der Hand halten.
Diese Einwände gegen eine neue Kommunikations- und Kollaborationslösung haben Sie bestimmt auch schon gehört:
- Wir haben bereits ein Intranet – warum sollten wir in ein neues investieren?
- Das, was wir bereits benutzen, funktioniert nicht – wozu also ein neues?
- Wir haben im Moment kein Budget für eine neue Technologie.
- Ich sehe sowieso keinen Sinn in einem Intranet.
Auch wenn Ihre Führungskräfte den Sinn eines neuen Intranets nicht sehen, investieren viele andere Unternehmen in solche kollaborativen Plattformen. Ziel ist neu eine Basis für das Teilen der Erfahrung der Mitarbeitenden zu schaffen und eine bidirektionale, reaktionsfähige und mobile Kommunikation zu ermöglichen.
Ein wichtiger Schritt dabei ist die Erstellung eines überzeugenden und kreativen Business Case für die Erneuerung der Kommunikations- und Kollaborationslösung.
Der Aufbau eines Business Case für die Erneuerung des Intranets ist eine Übung in guter Kommunikation. Sie müssen mehr tun, als nur die Funktionen der neuen Technologie zu beschreiben oder Ihre aktuelle Plattform zu kritisieren. Um die Zustimmung der Führungskräfte zu erhalten, müssen Sie einen Schritt weiter gehen und ihnen einige wirklich überzeugende Gründe liefern, um das Potenzial zu erkunden.
Wir zeigen Ihnen in den folgenden fünf Schritten, wie das ablaufen könnte.
1. Helfen Sie ihnen, das bestehende Intranet (und seine Probleme) zu verstehen
Beginnen Sie Ihren Business Case, indem Sie die bereits genutzte Plattform beschreiben und ihre Grenzen aufzeigen. Fangen Sie damit an, den Rahmen abzustecken:
- Wann wurde das Intranet zum ersten Mal eingerichtet?
- Wie hat es sich entwickelt?
Versuchen Sie, falls die entsprechenden Zahlen vorliegen, eine Kosten-Nutzen-Analyse zu erstellen:
- Kostet die Pflege der Plattform derzeit mehr, als es wirklich wert ist?
2. Zeigen Sie Probleme aus der Praxis, die Ihr Intranet verursacht.
Fakten und Zahlen sind zwar nützlich, können aber manchmal etwas abstrakt wirken. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre Argumente mit Geschichten aus der Praxis untermauern.
Führen Sie Interviews mit Nutzern durch, um herauszufinden, warum sie die Plattform nutzen oder nicht.
Ihre Interviews sollten sich auf Themen konzentrieren wie:
- Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten und Seiten
- Probleme mit der Benutzeroberfläche (UI)
- Nachweis, dass die Plattform den Anforderungen moderner Nutzenden nicht gerecht wird, z. B. weil der Zugriff via Smartphones nicht möglich ist
Diese Art von Nachweisen wird Ihren Führungskräften die Probleme mit dem bestehenden Intranet verdeutlichen – idealerweise weisen Sie dabei quantitative und qualitative Ergebnisse vor. Sie stellen die Probleme in einen Kontext und helfen, über die Ressourcenverschwendung und den Produktivitätsverlust nachzudenken.
3. Sammeln Sie Fakten zur Untermauerung des Business Case für die Erneuerung der Kommunikations- und Kollaborationslösung
Nachdem Sie nun ein Bild der Probleme mit dem bestehenden Intranet gezeichnet haben, müssen Sie die Lösung präsentieren. Neben der Beschreibung der Plattform und ihrer Besonderheiten sollten Sie Ihre Behauptungen mit harten Fakten untermauern.
Wenn möglich, erstellen Sie eine Vergleichstabelle, in der Sie die gewünschte Lösung und Ihre derzeitige Plattform gegenüberstellen. Diese sollten eine Reihe von Bereichen abdecken:
- Monatliche Kosten pro Benutzer*in
- Schlüsselfunktionen (wie Cloud und mobile Zugänglichkeit)
- Schätzungen des ROI
Suchen Sie auch nach unabhängigen Bewertungen von vertrauenswürdigen Drittanbietern und verschaffen Sie sich Klarheit darüber, was das neue Intranet umfasst und wie es funktioniert. Sobald Ihre Führungskräfte die klaren Vorteile eines Upgrades anhand realistischer Beispiele erkennen können, sind sie der neuen Kommunikations- und Kollaborationslösung einen Schritt näher.
4. Malen Sie ein Bild davon, wie die neue Lösung aussehen würde
Ein guter Ausgangspunkt ist die Anforderung von Fallstudien bei dem Anbieter des Intranets, an dem Sie interessiert sind.
In diesen Beispielen sollten die Vorteile der Plattform hervorgehoben werden – wie es die Produktivität und das Engagement der Mitarbeitenden. Ausserdem soll gezeigt werden, dass so das Endergebnis gesteigert und gleichzeitig Verschwendung, Frustration und Verwirrung verringert werden können. Dies ist die Gelegenheit, Ihre Führungskräfte vom Potenzial der Investition in eine neue Plattform zu überzeugen.
5. Zeigen Sie, wie Sie den Wandel mit der Erneuerung des Intranets unterstützen werden
Bei einer erfolgreichen Kommunikations- und Kollaborationslösung geht es um mehr als nur darum, ein Tool bereitzustellen und zu hoffen, dass die Mitarbeitende es nutzen werden. Stattdessen sollte sich der letzte Abschnitt Ihres Business Case für Intranet-Änderungen darauf konzentrieren, wie Sie die Implementierung der Technologie unterstützen werden.
Neue Unternehmenstechnologien erfordern Schulungen der Endnutzenden, auch wenn die Benutzeroberflächen sehr intuitiv sind. Nicht vergessen: Bei der Einführung einer neuen Lösung gehört auch immer das Changemanagement dazu! Während viele Mitarbeitende die neue Plattform annehmen werden, wird es einige geben, die sich dagegen sträuben. Ihr Business Case für die Erneuerung Kommunikations- und Kollaborationslösung muss also zeigen, wie Sie diese Veränderung bewältigen wollen.
Sind Sie sich Ihrer Sache nicht sicher und möchten Unterstützung bei der Argumentation für die Geschäftsleitung? Oder sind Sie schon in bei der Erneuerung der Kommunikations- und Kollaborationslösung und benötigen einen Umsetzungspartner? Egal an welchem Punkt Sie sich befinden, wir sind für Sie da. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.
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