Die Zukunft des Intranets: 5 Prognosen für 2021

Die Zukunft des Intranets verändert sich rasant. Die Technologielandschaft bewegt sich gerade schneller als je zuvor und so tun es auch die Erwartungen der NutzerInnen. Mit der Pandemie als Katalysator für die digitale Transformation im Intranet-Bereich war 2020 in der Tat ein beispielloses Jahr. Wie also werden Intranet Lösungen im Jahr 2021 aussehen? Hier sind unsere fünf wichtigsten Prognosen für dieses Jahr.

1. Intranet Lösungen werden zu digitalen Arbeitsplätzen

Derzeit wird meist auf verschiedenen Plattformen gearbeitet, nicht nur auf Microsoft 365, sondern auch auf anderen Kommunikationsplattformen von Drittanbietern, die für den Betrieb eines Unternehmens benötigt werden. Wir sind überzeugt, dass 2021 jenes Jahr sein wird, in dem sich einzelne Kommunikationsplattformen zu zusammengeführten Kollaborationsplattformen verwandeln.

Im 2021 werden wir eine Technologie sehen, die alles zusammenführt, wie zum Beispiel ein HR-Portal, ein Support-Portal und ein Service-Desk-Portal auf einer einzigen Plattform. Dadurch wird der digitale Arbeitsplatz für die EndanwenderInnen intuitiver und effizienter. Das wird die Mitarbeitenden nicht nur produktiver machen, sondern sie auch dazu ermutigen, die Plattform täglich zu nutzen.

Key Take-Aways

• Kommunikation ist eine tragende Säule Ihrer Intranet Lösung. Aber durch eine zusammengeführte Plattform werden auch Kollaboration und Co-Innovation zu grundlegenden Bestandteilen der Reise gemacht.
• Integrationen sind das, was einen Digital Workplace ausmacht.
• Damit Mitarbeitende auch digital produktiv sein können, müssen ihnen die richtigen Tools am richtigen Ort bereitgestellt werden. Nur, wenn die digitale Arbeitserfahrung angenehm gestaltet wird, werden die Tools auch genutzt.

2. KI als Antrieb für autonome Plattformen

Künstliche Intelligenz hat grosses Potenzial, auch in der in der Unternehmenskommunikation. Heute unterstützt sie bereits Abläufe wie die Kategorisierung und Verschlagwortung von Inhalten.

Microsofts kürzlich eingeführtes «Project Cortex» nutzt KI, um den Sinn und die Struktur hinter jeglichen Unternehmensdaten zu erkennen. Cortex kann Links zwischen Inhalten oder Themen wahrnehmen und so Dokumente automatisch extrahieren und kategorisieren. Auf der Basis von zusammengehörigen Projekten und Themen erstellt die KI schliesslich automatisch neue Portale. Dabei werden die Inhalte weiterhin von den Mitarbeitenden erstellt, die KI hilft ihnen lediglich dabei, diese täglich zu ergänzen und zu rekategorisieren.

Ferner kann KI auch verwendet werden, um eine automatisierte, themenbasierte Nachrichtenseite zu erstellen, die Daten aus einer Vielzahl von Quellen erhält – einschliesslich Inhalten, die gerade trendig sind. Sie können damit sogar einen automatisierten unternehmensinternen oder -externen Newsletter erstellen, der auf den Trends der Woche oder des Monats basiert.

Key Take-Aways

• KI-gesteuerte Kategorisierung und Verschlagwortung von Inhalten («Project Cortex») bringt zusätzlichen Wert und Kontext für Ihr wertvollstes Gut: Ihre Daten.
• Automatisierte Inhaltserstellung hält Ihre Landing Page im Intranet auf dem aktuellsten Stand.
• Sich ständig verändernde Portale schaffen ein personalisiertes Benutzererlebnis.

3. Digitale Assistenten und Chatbots werden sich durchsetzen

Digitale Assistenten und Chatbots werden bald in der Lage sein, Ihnen genau dann relevante Informationen und Inhalte zu liefern, in denen Sie sie am meisten benötigen.

Ein digitaler Assistent, der Teil Ihres digitalen Arbeitsplatzes und Ihres Arbeitslebens ist, wird wissen, wann Sie in Meetings sind und mit wem Sie sich treffen. So kann er Sie danach ansprechen mit „Hey, übrigens, hier sind die Dateien, die in den Meetings besprochen wurden. Zudem habe ich einen neuen Task für dich erstellt, der auf dem Ergebnis des Meetings beruht“.

Digitale Assistenten werden tatsächlich dazu beitragen, dass Sie bei der Arbeit konzentrierter und produktiver sind. Anstatt dass Sie sich Notizen machen oder auf Ihre To-Do-Liste schauen müssen, wird der digitale Assistent Sie wissen lassen, wann von anderen Mitarbeitenden abhängige Tasks fertig sind oder Fristen anstehen.

Key Take-Aways

• Digitale Assistenten sind dazu da, Ihren Arbeitsalltag so zu erleichtern, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
• Digitale Assistenten erkennen Trends am Arbeitsplatz und schlagen personalisierte Innovationen auf Basis Ihres Nutzungsverhaltens vor.

4. Eintauchen ins eigene Intranet, dank neuer Technologie

Zukünftige Intranet Lösungen werden also alle Ihre Tools und alle für Sie wesentlichen Informationen miteinander verbinden. Wollen Sie heute Ihr Intranet nutzen, so müssen Sie sich aber zuerst einloggen und die interessierende Information – ein Bild, Dokument oder einen Kontakt – suchen. Eine Hürde, nicht wahr?

Wenn’s gut geht, haben Sie zurzeit vielleicht eine App auf Ihrem Smartphone mit Zugang zu Ihrem Intranet. Aber in Zukunft wird viel mehr als nur das möglich sein. Das zukünftige Intranet soll immer und überall zugänglich sein, ohne dass Sie Mehraufwand betreiben müssen. Anstatt, dass Sie ins Intranet gehen, wird das Intranet in Zukunft zu Ihnen kommen. Dank KI und neuer Technologie wird Ihre Intranet Lösung nämlich wissen, welche Infos für Sie gerade relevant sind und kann diese für Sie klickbereit halten.

Damit ist aber nicht genug. Das Intranet der Zukunft soll ein Ort werden, in den Sie komplett eintauchen können. Eine weitere Technologie, an der Microsoft nämlich gerade arbeitet, nennt sich «SharePoint Spaces». Dabei handelt es sich um ein VR-Erlebnis direkt in Ihrem Intranet. Denken Sie zum Beispiel an einen Onboarding-Leitfaden, bei dem neue Mitarbeitende ein VR-Headset aufsetzen können, um so vollständig in den Onboarding-Prozess einzutauchen. Dank solcher Technologie lässt sich der digitale Arbeitsalltag in Zukunft immersiver gestalten.

Key Take-Aways

• Ihre Intranet Lösung wird Kernbestandteil Ihres Arbeitsalltags und Ihnen ermöglichen, direkt in ihn einzutauchen.
• Anstatt, dass Sie ins Intranet gehen, wird das Intranet in Zukunft zu Ihnen kommen.
• Das Intranet wird in Ihrem Browser, in Microsoft Teams, in Ihrer Tasche, in Ihren E-Mails oder vielleicht sogar via VR mühelos zugänglich sein.

5. Inhalte werden crowd-sourced generiert

Dokumente, Bilder, Kontakte und jegliche Ordner im Intranet mühselig zusammensuchen, aufbereiten und sortieren? Schnee von gestern! Der Inhalt zukünftiger Intranet Lösungen wird aus automatisierten, trendigen und kontextbezogenen Informationen bestehen. Solcher Inhalt wird von KI crowd-sourced und themenorientiert zusammengestellt. So muss keine/r mehr Zeit damit verschwenden!

Angenommen, Sie arbeiten am «Projekt X». Wenn Sie im Ordner, bzw. auf der Intranetseite dieses Projekts landen, werden Sie dort alle Dokumente, Gespräche und Informationen zu diesem Thema, die Sie benötigen, auffinden. Die Inhalte wurden zwar teilweise von Ihnen oder Ihren Mitarbeitenden erstellt, sie sind nicht durch ihre Hand dorthin gelangt… Die Seite wird nämlich komplett maschinell gesteuert. Inhalte werden automatisch von der Crowd beschafft und auf Basis von KI kuratiert.

Aber was bedeutet Crowdsourcing? Beim Crowdsourcing macht man sich die Schwarmintelligenz der Masse zu Nutze. Durch das Wissen und die Fähigkeiten der vielen verschiedenen Menschen innerhalb (oder auch ausserhalb) eines Unternehmens können Projekte bewältigt, Ideen gesammelt oder komplexe Lösungsmöglichkeiten erarbeitet werden. Dabei liegt der grosse Vorteil in der Vielfalt.

Das Prinzip von Crowdsourcing wird in Zukunft vor allem für Unternehmensplattformen – also Intranets – nützlich sein, die grosse Mengen an Informationen verwalten. Es ist aber auch grossartig für kleinere Organisationen, in denen interne Kommunikations-Teams nicht die Zeit haben, Artikel zu schreiben und kontinuierlich Inhalte bereitzustellen.

Key Take-Aways

• «Content is King» und wird von Ihrer Community crowd-sourced.
• Die Technologie wird zukünftig in der Lage sein, grosse Mengen an Informationen schnell zu verbreiten und automatisierte Inhalte zu erstellen.
• Content-RedakteurInnen können dadurch umgehende trendige Inhalte identifizieren und Interaktionen leichter überwachen und vorantreiben.

Diese fünf Vorhersagen über die Zukunft von Intranets für das Jahr 2021 und darüber hinaus werden unserer Meinung nach die digitale Transformation im Intranet-Bereich anführen. Haben Sie noch keine Intranet Lösung oder passt Ihre nicht (mehr)? Hier finden Sie in 5 Schritten die passende Lösung für Ihr Unternehmen: