Wer sollte das Intranet besitzen?

Diese Frage geht über das Thema Intranet hinaus und in das Konzept des digitalen Arbeitsplatzes bzw. Digital Workplaces (DWP) ein. Für die Umsetzung und Verwaltung des DWP muss die richtige Person verantwortlich gemacht werden. Doch wie lässt sich diese finden? Und was kann getan werden, wenn niemand diese Aufgabe übernehmen will?

Wer sollte also nun das Intranet besitzen? Nun, wie du vermutlich erwartet hast, ist diese Frage nicht in zwei bis drei Sätzen zu beantworten. Ansonsten hätten wir schliesslich kein Blogartikel dazu verfasst. Wir versuchen uns aber kurz zu halten, versprochen.

Wie die Frage zu den Besitzverhältnissen des Intranets beantwortet werden kann, hängt angeblich meist von diesen drei weiteren Fragen ab:

1. Warum stellst du dir diese Frage?
2. In was für einer Art von Unternehmen arbeitest du und wie sieht eure Unternehmenskultur aus?
3. Welche Personen sind am Umgang mit dem Intranet beteiligt?

Wir haben intensiv über diese drei Fragen nachgedacht und uns in die verschiedenen Szenarien vertieft. Dabei kommen wir jedoch immer wieder auf dasselbe zurück: Es kommt darauf an. Es kommt darauf an, wer die Person ist, die das Intranet besitzt. Es kommt nicht darauf an, welcher Abteilung sie angehört.

Wo gedeiht und lebt ein Intranet?

Aus unserer Erfahrung leben ein Intranet bzw. ein digitaler Arbeitsplatz und seine Betreuenden in der Regel an einem der folgenden Orte:

• HR
• IT
• Kommunikation (intern und/oder extern, einschliesslich Marketing)
• Betrieb
• Strategie (oder Business Development u.Ä.)
• oder als eigenständiges Programm

Die Variation hängt in der Regel davon ab, welchen Schwerpunkt das Unternehmen für sein Intranet gewählt hat, welche Fähigkeiten die involvierten Personen mit sich bringen und welche Person sich freiwillig als diejenige meldet, die letztendlich für das Projekt verantwortlich ist.

Eigentümer*in eines DWP zu sein, ist eine schwierige Aufgabe, welche Erfahrung erfordert. Daher muss die richtige Person dafür gewählt werden. Aus diesem Grund glauben wir, dass ein DWP jeder Abteilung angehören könnte, solange diejenigen, die ihn besitzen, bestimmte Qualitäten aufweisen.

Was macht den perfekten DWP-Manager bzw. die perfekte DWP-Managerin aus?

Mit einem oder einer Intranet- oder DWP-Manager*in meinen wir eine Person, die innerhalb einer Unternehmung Verantwortung für dieses Thema übernimmt. Es ist also nicht zwingend eine Person mit der Berufsbezeichnung „Manager*in“ gemeint.

Um unsere Gedankengänge besser zu fassen und zu veranschaulichen, haben wir ein Venn-Diagramm erstellt. Obwohl hier Aspekte der einen Qualität in die anderen übergehen, passen sie weitgehend zusammen:

Erfahrung

Ein erfahrener DWP-Manager oder eine erfahrene DWP-Managerin sollte folgende Qualitäten aufweisen:

• Wissen – über der DWP, die Industrie und darüber, was für das Unternehmen am besten funktioniert.
• Scharfsinn – herauszufinden, wie der DWP an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Benutzer*innen angepasst oder entwickelt werden kann sowie Lösungen und Ideen zu identifizieren, die im Unternehmen Anklang finden.
• Verstehen – was der DWP tun kann/sollte, welche Kanäle für welche Art von Informationen am besten geeignet sind, was das Unternehmen benötigt und wie sich dies in einem Intranet umsetzen lässt.
• Flexibilität – sich an die Geschäftsanforderungen anzupassen, mit Veränderungen in der Technologie umgehen zu können, mit vielen unterschiedlichen Meinungen zu arbeiten, Fehler zu machen und aus Fehlern zu lernen, Feedback zu berücksichtigen.
• Ausgewogenheit – um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse jeder Abteilung erfüllt werden, um zu gewährleisten, dass die Benutzer an erster Stelle stehen und alle Entscheidungen auf der Grundlage ihrer Bedürfnisse getroffen werden.

Überzeugung

Eine qualifizierte DWP-Managerin oder ein qualifizierter DWP-Manager sollte auch vom hauseigenen Intranet-Projekt überzeugt sein:

• Vision – für den digitalen Arbeitsplatz und was man damit erreichen will, für die übergeordneten Ziele des eigenen Unternehmens, für die zukünftige Entwicklung und Ausrichtung der Firma und für mögliche Umsetzungen des DWP innerhalb dieser Vorstellungen.
• Zielstrebigkeit – um den DWP für die Endanwender möglichst perfekt zu gestalten.
• Verfechten – des DWP und dessen aktiven Förderung, der eigenen Vorstellungen und Lösungsansätze.
• Verpflichtung – gegenüber den Nutzern, den digitalen Arbeitsplatz zu pflegen und auf dem neuesten Stand zu halten, ihn zu fördern und ihn zum Kerninstrument des Unternehmens zu machen.
• Entschlossenheit – einen zielgerichteten DWP aufzubauen, die Mitarbeitenden dazu zu bringen, ihn auch effektiv zu nutzen und die Zusammenarbeit im Unternehmen dadurch effizienter und produktiver zu gestalten.

Motivation

Des Weiteren sollte eine solche gewünschte Person auch motiviert sein, das Projekt tatsächlich umzusetzen und weiterzuentwickeln:

• Begeisterung – gegenüber dem DWP, indem er als beste Lösung angepriesen wird, ihn stets weiterzuentwickeln und ständig neue Wege zu finden, ihn im Unternehmen einzusetzen.
• Leidenschaft – für die Umsetzung des digitalen Arbeitsplatzes, für Technologie und die digitale Transformation wie auch um Neues zu lernen.
• Betreuung und Fürsorge – gegenüber den Endnutzern, für das Unternehmen und den DWP.
• Diplomatisch – arbeiten, um den DWP unternehmensweit einzubinden, dazu über alle Abteilungen oder Sparten hinweg vernetzt sein, um Informationen und Feedback weitergeben zu können.

Führung

Jene Qualität, welche alle drei Merkmale vereint, ist die Fähigkeit, zu führen. Nur wer den DWP zu überwachen und zu verwalten vermag, ist in der Lage, den Überblick über das Projekt zu behalten. Damit der digitale Arbeitsplatz auch effektiv genutzt wird, müssen alle Endnutzer am Projekt beteiligt werden. Dies gelingt einem DWP-Manager / einer DWP-Managerin nur, wenn er oder sie auch die Fähigkeit aufweist, neue Projekte zu initiieren und die Mitarbeitenden zu motivieren und anzuleiten.

Wie man erkennt, ob jemand über diese Fähigkeiten verfügt?

Die obengenannten Qualitäten können nicht spezifisch einer Abteilung eines Unternehmens zugeordnet werden, sondern können beinahe überall vorkommen (z.B. Kenntnis der geeigneten Kanäle = Interne Kommunikation, Verständnis der Branche = IT, Verständnis der Benutzer = HR). Aufgrund dessen kommt jede Person als Besitzer*in und Verwalter*in des Intranets in Frage, welche die vier Qualitäten aufweist. Welcher Abteilung diese Person angehört ist somit zweitrangig und kann vernachlässigt werden.

Die Spark Trajectory Skill Matrix ist ein hervorragendes Werkzeug, um das Qualifikationsniveau und das Entwicklungspotential im Bereich der digitalen Transformation von Personen zu überprüfen. Diese Skill Matrix konzentriert sich gezielt auf Fähigkeiten und Fertigkeiten in Bezug auf Intranets und digitale Arbeitsplätze.

Niemand möchte verantwortlich sein – was nun?

Es ist in jedem Fall unerlässlich, dass eine Person innerhalb der Firma die Verantwortung für die Ausgestaltung des digitalen Arbeitsplatzes übernimmt. Externe kennen das Unternehmen wie auch dessen Mitarbeitenden nicht gut genug, um ein solches Projekt gewinnbringend umsetzen zu können. Es kann jedoch durchaus sinnvoll sein, externe Expertenhilfe heranzuziehen und gemeinsam mit ihnen ein solches Projekt zu planen und auszugestalten.

Beetroot ist Spezialistin für digitale Arbeitsorganisation und strategische IT-Beratung. Mit unserer Erfahrung und grossem Fachwissen helfen wir dir, dein Unternehmen auf die digitale Zukunft einzustellen und dein Intranet-Projekt am richtigen Ort gedeihen zu lassen.

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