Effizientes Auffinden von Informationen ist das A und O für den digitalen Arbeitsplatz. Doch warum funktioniert die Intranet-Suche nicht wie bei Google? Wieso zum Fundament jedes Intranets die sorgfältige Gestaltung der Navigation gehört, erfahren Sie hier.
Heutzutage sind wir uns von grossen Suchmaschinen im Internet gewohnt: Wir geben einen Suchbegriff ein und erhalten in wenigen zehntel Sekunden eine Liste mit tausenden von Ergebnissen. Die wenig strukturierten Informationen werden von der Suchmaschine ordentlich dargestellt, sogar die für uns relevantesten Informationen werden zuoberst aufgeführt. Wieso ist das nicht mit der Suchfunktion vom Intranet vergleichbar? Im Intranet gibt es weit mehr als nur unordentliche Informationen. Dazu gehören Seiten, Nachrichten, News, Wikis, Dokumente, Mitarbeitendenprofile, Bilder, Dritt-Applikationen und vieles mehr. Nebst den Informationen spielt auch die Beurteilung der Relevanz der Ergebnisse, die mit einem Suchalgorithmus gelöst ist, eine grundlegende Rolle. Nicht grundlos ist der «PageRank»-Algorithmus bei Google seit den 90er Jahren ein gut gehütetes Geheimnis.
Struktur und Navigation als zentraler Zugangspunkt
Nun aber von Google zurück zur Suchfunktion des Intranets. Schon bei der Konzeption der Intranet-Plattform ist es von grosser Bedeutung, eine Struktur und Navigation zu entwerfen, die durchgehend, sinnvoll und einleuchtend ist. Planen Sie also genug Zeit dafür ein und setzen Sie immer wieder die Brille aller Mitarbeitenden auf. Denn sobald das Intranet im Einsatz ist, sollen sich die erstellten Inhalte an dieser Struktur oder den definierten Themenbereichen orientieren. So können Nutzende ihre Suche auf den gewünschten Themenbereich fokussieren und die Ergebnisse von vorneherein eingrenzen.
SEO auch fürs Intranet
Wenn doch die Suche verwendet wird, um Informationen im Intranet zu finden, wählen die Mitarbeitenden einen für sie passenden Suchbegriff. Ein Beispiel: Mitarbeiterin A sucht Informationen zum Thema «Spesen» und gibt auch diesen Suchbegriff ein. Nirgends erscheinen die gewünschten Informationen, weil Mitarbeiter B die Daten unter «Auslagen» abgespeichert hat. Für Mitarbeiterin A bedeutet dies, dass die Suche nicht erfolgreich war und sie sich einen anderen Begriff ausdenken muss um an die gewünschten Informationen zu kommen. Das kann ganz schön frustrieren.
Daher gehört es zu den wesentlichen Punkten für die Erstellenden des Inhalts, Tags (auch Schlüsselwörter, Schlagwörter und Keywords genannt) für den Text oder das Dokument zu vergeben. Dabei kann das Unternehmen vorgegebene Begriffe (und Synonyme) definieren, um einen Wildwuchs zu vermeiden. Wichtig ist also, dass die grundlegendenden Begriffe im Unternehmen vorgegeben sind.
Fazit: Mit der optimierten Suche ein erfolgreiches Intranet ermöglichen
Klar, die Suche im Intranet macht die Arbeit für viele Mitarbeitenden einfacher und Informationen schneller erreichbar. Allerdings dürfen die Limitationen nicht vergessen werden. Suchalgorithmen im Intranet werden immer besser, doch detaillierte Konzepte für Struktur und Navigation bleiben ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Intranets und sind essentiell für die Auffindung der gewünschten Daten.
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