Sind Sie in einem Unternehmen tätig, das noch über ältere Systeme und lokale Server verfügt, möchten aber nun auf eine cloud-basierte Produktivitätsplattform umsteigen? Sind Sie auf der Suche nach neuen Anwendungen und Plattformen, kennen aber Ihre entscheidenden Vorteile nicht? In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie sich die Nutzung von Schatten IT anhand einer Produktivitätsplattform wie Office 365 bekämpfen lässt und warum der Entscheid für eine einheitliche Lösung sinnvoll sein kann.
Der Markt für Produktivitätswerkzeuge im Wandel
Der Markt für Produktivität-Tools für Unternehmen wurde in den letzten Jahren durch das Aufkommen von Software as a Service (SaaS) -Modellen stark durchgerüttelt. Viele traditionelle und grosse Player der Technologiewelt, wie IBM, Microsoft oder SAP, mussten sich in der Cloud neu erfinden, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
In den letzten Jahren sind viele neue Firmen entstanden, die das Bedürfnis nach neuen cloud-basierten Produktivitätswerkzeugen früh erkannt haben. Es ist Ihnen gelungen, in nur kurzer Zeit eine grosse Benutzerbasis aufzubauen, wohingegen einige der etablierten Unternehmen eine solche wohl erst in mehreren Jahren erreichen werden. Da immer mehr Nischenlösungen für spezifische Branchen angeboten werden, ist sich kein Hersteller von Produktivitätslösungen seiner Position absolut sicher. Schliesslich könnte er jederzeit ersetzt werden.
Eine der wichtigsten Entscheidungen, denen Ihr Unternehmen beim Wechsel in die Cloud gegenübersteht, ist die Wahl der Apps und Produktivitätsplattformen, die man bei der Arbeit verwenden möchten. Entscheiden Sie sich für die bewährten Tools von Unternehmen wie Microsoft oder eher für die Lösung dynamischer Start-ups, welche oft einen disruptiven Ansatz verfolgen?
Microsoft Office 365 und die Konkurrenz
Microsoft ist für ihr Angebot von umfassenden und leistungsfähigen Produktivitätswerkzeuge bekannt. Oft sind diese auf einem soliden Fundament aufgebaut, aber im Vergleich mit neuen Mitbewerbern wie Box, Slack oder Workplace by Facebook, nicht besonders sexy.
Solche neue Lösungen sind im Unternehmensbereich noch wenig bekannt. Es handelt sich dabei um neue Anwendungen, die ausschliesslich für die Cloud entwickelt wurden (born in the cloud). Damit haben sie teilweise einen Vorteil gegenüber einigen Office 365 Apps, wie beispielsweise SharePoint Online, bei welchen es sich teilweise „nur“ um Upgrades von bestehenden On-Premise-Tools handelt.
Die Antwort auf die Auswahl der Apps, in die Ihr Unternehmen investieren sollte, hängt letztendlich von der spezifischen Anpassung Ihrer Mitarbeiter, Ihres Unternehmens und Ihrer Branche ab.
Hier eine Auflistung einiger Produktivitätswerkzeuge mit einer Gegenüberstellung vergleichbarer Office 365 Apps:
Die Entscheidungen, die Sie in Bezug auf Ihre IT-Infrastruktur treffen, hängen stark von Ihrem Unternehmen ab – von Ihrer Grösse, der Branche, in der Sie tätig sind, und von Ihren Zielen.
In einigen Fällen können kleinere Unternehmen vom Multiple-App-Ansatz profitieren, da sie nur die spezifischen Lösungen kaufen, die sie zu einem bestimmten Zeitpunkt benötigen. Für Start-ups bietet dies die Möglichkeit, die Gemeinkosten so niedrig wie möglich zu halten, ohne dabei die Produktivität zu beeinträchtigen.
Auf lange Sicht oder gerade auch für grössere Organisationen bietet eine einheitliche Plattform wie Office 365 entscheidende Vorteile gegenüber den hier aufgeführten Konkurrenten. Es kann sinnvoller sein, eine einzige, zentrale Umgebung zu verwenden, statt viele verschiedene Apps und Plattformen einzusetzen.
Das Argument für Office 365
Für grosse und etablierte Unternehmen, die über ältere Systeme und lokale Server verfügen, welche grosse Datenmengen enthalten, kann es sehr komplex und zeitaufwändig werden, diese zu migrieren oder zu einer Vielzahl neuer, einzelner Lösungen zu wechseln.
Ein grosses Risiko bei der Verwendung verschiedener Schatten-IT Anwendungen ist das Sicherheitsrisiko. Mit Schatten-IT sind Infromationssysteme, -prozesse und -organisationseinheiten gemeint, die in den Fachabteilungen eines Unternehmens neben der offiziellen IT-Infrastruktur angesiedelt sind. Wenn sensible Daten nach Aussen durchsickern, kann dies zu einem enormen Schaden für die Unternehmung führen. Die IT kann die Sicherheit von Daten nicht garantieren, wenn diese in nicht autorisierten Anwendungen gespeichert und ausgetauscht werden. Die Einhaltung von Sicherheitsvorgaben ist bei der Verwendung von vielen unterschiedlichen Anwendungen viel schwieriger sicherzustellen.
Beim Entscheid sollten Sie auch die Skills ihrer Mitarbeitenden mitberücksichtigen. Können die Mitarbeitenden schnell und einfach neue Tools nutzen? Sind sie sich gewohnt mit unterschiedlichen Werkzeugen und Plattformen zu arbeiten? Wenn Sie bisher schon mit Outlook, SharePoint oder anderen Desktop-Versionen von Microsoft gearbeitet haben, ist es einfacher die Office 365 Tools einzuführen.
Die Migration zu Office 365 ist in der Regel einfacher als der Wechsel zu vielen unterschiedlichen Tools. Für viele Organisationen ist der Übertritt zur Office 365-Lösung der sicherere Weg für das Erreichen einer schnellen und hohen Nutzungsrage (Office 365 Adoption) und den damit gewünschten ROI.
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