Wird Microsoft Teams das Intranet ersetzen?

Seit mehr als zwei Jahrzehnten stellen Intranet Lösungen eine tragende Säule der Unternehmenswelt dar. Heute, im Jahr 2021, haben Intranets sogar noch an Beliebtheit dazu gewonnen, denn die Nachfrage nach Lösungen für den digitalen Arbeitsplatz schnellen immer weiter in die Höhe. Aber benötigt es dafür überhaupt noch eine Intranet Lösung oder reichen erweiterbare Apps wie etwa MS Teams aus, um alle nötigen Anwendungsfälle von Kommunikation und Kollaboration im Unternehmen abzudecken? 

Warum ist MS Teams so beliebt? 

Die durch die Covid-Pandemie hervorgerufene Veränderung unserer Arbeitsweise hat massgeblich zur Akzeptanz von Microsoft Teams beigetragen. Nicht nur das, sie hat auch dafür gesorgt, dass Microsoft seine Applikation regelmässig erweitert und verbessert – und zwar in rasantem Tempo. Zum jetzigen Zeitpunkt hat sich Teams bereits so weit entwickelt, dass es in vielen Organisationen zu DEM zentralen Tool für dezentrale Zusammenarbeit geworden ist. Daher ist es nicht weit hergeholt, dass viele Nutzer*innen ihre Teams App in einem zunehmenden Mass als Intranet Lösung empfinden. 

Obwohl Teams nicht als Intranet Lösung konzipiert wurde, wird es also zunehmend als solche genutzt. Vor vier Jahren wurde die Applikation vom Tech-Giganten Microsoft als Antwort auf die wachsende Nachfrage nach Tools wie Slack und Co. ins Leben gerufen. Heute birgt Teams weit mehr als nur die ursprüngliche Chat-Möglichkeit. Dank Funktionen wie Datei-Sharing, Besprechungsplanung und fast grenzenlose Skalierbarkeit mit zusätzlichen Apps kommt das Werkzeug tatsächlich immer mehr wie eine Intranet Lösung daher. Aber kann es sie gänzlich ersetzen? 

Teams bringt einige zentrale Vorteile mit sich, die viele Intranet Lösungen nicht bieten können: eine einzige einheitliche Lösung für die interne Kommunikation. Zudem lässt sich MS Teams ziemlich intuitiv bedienen und kommt ansprechend daher. Das sind aber nicht die einzigen Merkmale, die das Tool so beliebt machen. Teams lässt sich nämlich ohne allzu grossen Aufwand mit etablierten Werkzeugen aus der Microsoft 365-Umgebung wie etwa SharePoint Online oder OneDrive integrieren. Eine Datei, welche auf den Servern von Microsoft abgespeichert ist, bleibt dieselbe – egal, von welchem Microsoft Werkzeug aus darauf zugegriffen wird. Dadurch werden Versionierungsprobleme verhindert und dem Daten-Chaos vorgebeugt. 

Wird MS Teams dein Intranet ablösen? 

Die kurze Antwort lautet: Nein, höchstwahrscheinlich nicht. 

Die etwas längere Antwort: 

Eine der Hauptaufgaben eines Intranets ist es, seinen Nutzer*innen Informationen so zur Verfügung zu stellen, dass sie möglichst schnell gefunden werden. Nur dadurch kann effizientes Arbeiten überhaupt erst ermöglicht werden, weshalb der Aspekt der Informationsarchitektur eines Intranets von zentraler Bedeutung ist. 

Man kann sich die Informationsstruktur klassischer Intranet Lösungen wie etwa jene, die auf SharePoint basieren, wie ein Netzwerk aus Ordnern, Webseiten, Teams, Verzeichnissen und Dateien vorstellen. Jedoch kann MS Teams diese Informationsstruktur nur teilweise abbilden und bietet daher nicht dieselbe Breite und Tiefe, wie sie ein klassisches Intranet ermöglicht. 

Ferner wurde Microsoft Teams für die Kommunikation und Kollaboration in Teams entworfen. Also für die Zusammenarbeit in geschlossenen Gruppen wie Projektgruppen, Abteilungen, Gremien, etc. Doch die übergeordnete Information und Kommunikation in einer Organisation wird von MS Teams eher schlecht als recht unterstützt. Informationen, die alle Mitarbeitenden betreffen (Corporate Informations, HR-Informationen, etc.) erhalten über die Teams-Seiten nicht die benötigte Aufmerksamkeit und rücken so schnell in den Hintergrund. MS Teams fehlt es zudem an einem Ort, an dem solche übergeordneten Informationen einfach auffind- und abrufbar sind. 

Ist Teams also doch nicht so ein tolles Tool? Im Gegenteil! MS Teams ist ein grandioses Kommunikations-Werkzeug mit vielen Vorteilen. Es vermag aber trotz all seinen Vorteilen in der Regel nicht, eine ganze Intranet Lösung zu ersetzen. Jedoch lassen sich besonders SharePoint-basierte Intranets wunderbar anhand von MS Teams ergänzen.  

Verschmelzung von MS Teams und Intranet Lösung dank «Microsoft Viva» 

Eine Möglichkeit, das Zusammenspiel von Intranet und Microsoft Teams zu verbessern, bietet die neue Employee Experience Plattform «Microsoft Viva». Die Plattform besteht aus vier verschiedenen Modulen und eines davon, namentlich «Viva Connections» ermöglicht einen neuen, direkten Zugang zum Intranet. 

Mit «Viva Connections» lässt sich nämlich das Intranet unmittelbar in MS Teams einbinden! Anhand eines prominenten Buttons (ehemals «SharePoint-HomeSite-App») wird den Mitarbeitenden ermöglicht, direkt von Teams aus auf die wichtigsten internen Websites zuzugreifen, ohne noch zusätzlich den Browser öffnen und sich erneut einloggen zu müssen.. Damit der Zugang auch zum Unternehmens-Branding passt, lassen sich sowohl Name als auch Anzeige-Symbol des Buttons selbst gestalten. 

Möchtest du mehr zur simultanen Nutzung und Integration von Microsoft Teams und Intranet Lösungen erfahren? Dann zögere nicht, uns zu einem unverbindlichen Gespräch zu kontaktieren! 

Diese Inhalte könnten dich ebenfalls interessieren…