Die Einführung eines (neuen) digitalen Arbeitsplatzes ist eine wichtige strategische Entscheidung für ein Unternehmen. Auch wenn Sie bereits Zeit investiert haben, um eine ideale Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, besteht dennoch immer eine gewisse Unsicherheit. Ob man denn wirklich das richtige Angebot gewählt hat? Oft stellt man sich dann folgende Fragen: Wird die Umsetzung des neuen digitalen Arbeitsplatzes wirklich so gelingen wie geplant? Wie hoch wird der ROI der Investition ausfallen? Werden die zukünftigen Endnutzer dank der neuen Lösung auch wirklich produktiver arbeiten? Wird das Intranet flexibel genug sein, um die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu erfüllen?
Anschnallen und Gas geben
Natürlich können Sie eine Demo oder Testversion anfordern. Dadurch klären sich mit Sicherheit einige Ihrer Fragen. Doch selbst nach einer Demo-Anwendung bleibt noch Ungewissheit bestehen, denn auch sie kann nicht alle Fälle simulieren, mit denen Sie später in Ihrem Unternehmen konfrontiert werden.
Was für eine andere Möglichkeit gibt es also, ein Intranet möglichst effizient zu testen? Nehmen wir an, Sie möchten sich – an Stelle eines Intranets – ein neues Auto kaufen. Vermutlich fahren Sie zuerst eine Probefahrt mit Ihrem potenziellen Neuwagen, nicht wahr? Wahrscheinlich fragen Sie sich auch, wozu Sie den Wagen benötigen und welchen Anforderungen er gerecht werden sollte. Nun, mit einem Intranet sollten Sie am besten dasselbe tun.
Also, anschnallen, das neue Intranet-Projekt auf die Strasse bringen und Gas geben. Was Sie benötigen, ist eine Probefahrt, ein sogenannter Proof Of Concept (POC).
POC? Was ist das?
Gemäss Wikipedia ist ein Proof of Concept im Projektmanagement ein Meilenstein, an dem die prinzipielle Durchführbarkeit eines Vorhabens belegt wird. In der Regel hat ein POC also zum Ziel, das praktische Potential eines Konzepts zu überprüfen.
Es handelt sich dabei um mehr als nur eine simple Testung:
- Eine Testversion ermöglicht Ihnen, praktische Erfahrungen mit dem Produkt zu sammeln und die vom Hersteller in der Demo vorgestellten Funktionen und Fähigkeiten zu validieren. Eine Testversion läuft in der Regel nach 30-60 Tagen ab.
- Ein POC erfordert neben einer praktischen, auch eine theoretische oder anders gesagt eine konzeptuelle Vorgehensweise. Dazu gehört eine gezieltere und ausführlicher geplante Implementierung des Produkts im Umfeld des Kunden. Das Ziel eines POC ist es, ein hohes Mass an Verständnis dafür zu vermitteln, wie das Produkt in ganz bestimmten, für das Unternehmen relevanten Anwendungsfällen funktioniert. Dies ermöglicht dem Hersteller, die Facetten des Produkts anschliessend noch enger auf die Bedürfnisse und Anforderungen des Kunden abzustimmen.
Ein POC besteht aus mehreren Schritten:
Aus zwei Hauptgründen, ist ein POC von unschätzbarem Wert. Erstens können Sie dank einer solchen geplanten Probefahrt hautnah erleben, inwiefern die Funktionalität und das Look & Feel mit Ihren Erwartungen an eine Intranet Lösung übereinstimmen. Zweitens erweist es sich ein POC als der beste Weg, um alle Beteiligten miteinzubeziehen. Schliesslich ist es am besten, wenn gleich alle Betroffenen Probe fahren können. Fakt ist: ein Proof of Concept kostet auf den ersten Blick mehr als eine Demoversion, erspart Ihnen aber langfristig mit Sicherheit eine Menge Zeit und Geld.
Nachhaltig investieren, Kosten einsparen
Lieber eine kleine Investition im Vorfeld oder ein gescheitertes Projekt? Bei einem Autokauf wählen Sie bestimmt auch eher jenes Fahrzeug, von dem Sie glauben, dass Sie für längere Zeit damit zufrieden sein werden. Entscheiden Sie jedoch gleich für das erste Auto, das Sie finden, so kann es vorkommen, dass Sie Ihren Wagen alle paar Monate zum Mechaniker bringen müssen. Genau gleich funktioniert es bei einem Intranet-Projekt. Investieren Sie lieber nachhaltig und sparen Sie sich damit Kosten, Zeit und Reparaturen.
Die Einführung eines neuen Intranets ist ein wichtiges Projekt und wird je nach Grösse Ihres Unternehmens mit erheblichen Ausgaben verbunden sein. Wenn ein Projekt ohne POC gestartet wird, bestehen mit hoher Wahrscheinlichkeit bestimmte Erwartungen an die Plattform, die nicht realisiert werden können. Relevante Anforderungen an die Intranet Lösung erst in der Hälfte der Projektumsetzung zu stellen oder benötigte Funktionalitäten später noch in eine bereits bestehende Umgebung einzuflicken, kommt Ihnen im Endeffekt viel teurer, als wenn dies bereits im Voraus bedacht und ausgetestet wird.
Die Erstellung eines POC ist der perfekte Weg, um ein erstes Gefühl dafür zu bekommen, wie eine solche Plattform funktioniert und welche Anforderungen und Funktionalitäten sie mit sich bringen soll. Natürlich sind die wichtigsten Funktionen für heute und morgen in einer Demo aufgeführt, aber damit eine Lösung auch in Zukunft auf Ihr Unternehmen passt, muss die Struktur ebenfalls kompatibel gestaltet sein. Nehmen wir beispielsweise an, Sie arbeiten in einer kleinen Firma, die wachsen möchten: Ihr neuer digitaler Arbeitsplatz sollte also so gestaltet sein, dass er sich jederzeit auf viele Nutzer erweitern lässt. Solche Strukturen und Features müssen unbedingt im Voraus bedacht werden. Aus diesem Grund ist ein POC für eine erfolgreiche Umsetzung eines Intranet-Projekts unumgänglich.
Woher weiss ich, was ich brauche?
Es ist nicht immer einfach, Anforderungen und somit Erfolgskriterien für ein solches Projekt zu definieren. Der einfachste Weg besteht jedoch darin, mit Szenarien zu arbeiten. Überlegen Sie sich, welche Workflows in Ihrem Arbeitsalltag relevant sind und häufig vorkommen. Holen Sie sich dabei auch Unterstützung von Ihren Mitarbeitenden.
Einige Beispiele:
Was habe ich als Mitarbeiter oder Mitarbeiterin für Möglichkeiten, wenn ich einen Kostenvoranschlag einreichen möchte, der von einem Vorgesetzten genehmigt werden muss? Was muss ich tun, wenn ich Account Manager/in bin und im System für einen neuen Mitarbeiter oder eine neue Mitarbeiterin einen Account generieren soll? Welche Zugriffe soll diese Person erhalten? Wie lässt sich eine Kollaborations-Plattform sinnvoll einsetzen, wenn ich in einem Mehrspartenunternehmen arbeite? Und so weiter.
Durch die Skizzierung solcher Situationen kann rasch festgestellt werden, ob die Lösung den von Ihnen festgelegten Anforderungen aus Ihrem eigenen Unternehmen entspricht.
Beim Mechaniker Ihres Vertrauens
Wichtig ist auch, dass alle Anforderungen von Anfang an konkret diskutiert werden. Ein Intranet-Projekt ist mit Aufwand und Kosten verbunden, weshalb es auch mehrere Jahre Bestand haben sollte. Jede/r in der Organisation sollte in der Lage sein, optimal damit zu arbeiten. Mit einem POC für Ihr spezifisches Unternehmen können Sie erkennen, was innerhalb einer Intranet-Standardlösung möglich ist und welche massgeschneiderten Features zusätzlich eingebaut werden müssen.
Darüber hinaus können Sie mit einem POC ebenfalls erkennen, wie Ihr Intranet-Anbieter arbeitet. Ist die Kommunikation offen, ehrlich und schnell? Werden die Anforderungen und Möglichkeiten von beiden Seiten aufmerksam verfolgt? Gehen wir dabei wieder auf das Auto-Beispiel zurück: wir nehmen an, dass Sie Ihr Fahrzeug ebenfalls lieber zu einer Werkstatt bringen, der Sie vertrauen. Schliesslich möchten Sie nicht damit rechnen müssen, dass Ihr Auto Sie auf der Strasse plötzlich im Stich lässt und die Bremsen versagen. Die Implementierung eines digitalen Arbeitsplatzes ein intensiver Prozess, der sich auf alle Mitarbeitenden in der Organisation auswirkt, daher muss auch eine reibungslose Zusammenarbeit garantiert sein.
Gute Fahrt!
Verstehen Sie uns nicht falsch: ein POC erfordert eine Investition in Form von Zeit und Geld. Sie müssten eine minimale Anzahl von Lizenzen kaufen und sich professionell beraten lassen. Doch wir sind überzeugt, dass Sie mit einer solchen frühzeitigen Investition langfristig deutlich glücklicher mit Ihrem neuen digitalen Arbeitsplatz werden. Wir wünschen Ihnen eine gute Fahrt!
Wir bei der Beetroot AG haben uns auf die Begleitung von Firmen auf dem Weg zur Digitalisierung der Arbeitsplätze spezialisiert. Gemeinsam mit den Firmen entwickeln wir Strategien und Konzepte für moderne Intranets. Gerne beraten wir auch Sie bei der Findung eines neuen Intranets und begleiten Sie auf dem Weg zur vollständigen Implementation.
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