3 Gründe warum ein KMU ein Intranet benötigt
Viele kleinere und mittlere Unternehmen zögern manchmal, neue Softwaretools oder ein gesamtes Intranet einzuführen, die insbesondere die Verbesserung der Kommunikation, die Mitarbeiterbindung oder auch kulturelle Veränderungen im Fokus haben. Sie gehen davon aus, dass sich Organisation und Kultur mit dem Wachstum und neuen Mitarbeitenden organisch ergeben und mitskalieren.
Was in der frühen Wachstumsphase eines kleineren Unternehmens passiert, wird das Unternehmen über Jahre hinweg beeinflussen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehr als 20 Mitarbeitenden beschäftigen und Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Mitarbeitenden gut zusammenarbeiten, miteinander verbunden sind und alle einbezogen werden, dann werden Sie früher und später neue Tools, wie ein Intranet benötigen.
1. Ein Intranet hilft neuen Mitarbeitenden bei der Einarbeitung
Während den ersten Arbeitstagen müssen neuen Mitarbeitende viele Dokumente bearbeiten. Sie unterschreiben Dokumente, füllen Formulare und Checklisten aus, stellen Kontaktinformationen bereit, sehen Schulungsvideos an, richten Konten ein oder machen sich mit wichtigen Richtlinien und Verfahren vertraut. Das Intranet stellte diese Informationen zentral zu Verfügung. Das spart Zeit (und Papier) und ermöglicht neuen Mitarbeitenden sofort selbständig zu arbeiten.
Gerade in kleineren Organisationen sind die Ressourcen oft beschränkt. Mitarbeitende haben manchmal nicht die Möglichkeit, die neuen Kolleginnen und Kollegen ausgiebig zu schulen, auszubilden oder Fragen ad-hoc zu beantworten. Ein Intranet bietet neuen Mitarbeitenden die Möglichkeit, Fragen zu stellen, sich über Termine und Ereignisse zu informieren und sich vom ersten Tag an mit der Unternehmenskultur zu beschäftigen.
Ein Intranet dient auch als Community und hilft neuen Mitarbeitenden sich bereichs- und abteilungsübergreifend zu orientieren. Sie erhalten die Möglichkeit, sich vorzustellen und Gruppen und Diskussionen zu finden, welche für ihre Arbeit relevant sind. Sie lernen verschiedene Personen im Unternehmen kennen und erhalten die Möglichkeit vom Team begrüsst zu werden.
2. Es verbessert die Kommunikation
Sie haben sicher auch schon mit ineffizienten Arbeitsprozessen Ihre Erfahrungen gemacht. In vielen Unternehmen läuft der Austausch von Informationen mehrheitlich über Emails. Formulare werden auf Papier ausgetauscht und Dokumente werden mehrfach in unterschiedlichen Ordnern gespeichert, da man nicht weiss, wo man diese ablegen soll. Die Suche von Informationen ist aufwändig und die Ablagestrukturen erlauben keine zeitgemässe Kollaboration. Zu diesen Beispielen könnte man noch viele Weitere hinzufügen…
Ein modernes Intranet bietet einfache Möglichkeiten, um Informationen und Dokumente zu strukturieren, zu organisieren und auszutauschen. Das Intranet dient als zentraler digitaler Arbeitsplatz, hilft Abteilungsgrenzen und Entfernungen zwischen Filialen zu überwinden.
3. Es unterstützt das Engagement der Mitarbeitenden
Motivierte und engagierte Mitarbeitende sind der Schlüssel, um Teams auf die Mission Ihres Unternehmens auszurichten. Als Unternehmer wünscht man sich Mitarbeitende, welche sich mit der Firma identifizieren, die Mission des Unternehmens mittragen und in der Organisation verbreiten. Ein Intranet bietet einen Raum, für die aktive Teilnahme an der Unternehmenskultur.
Mit einem Intranet können Sie Mitarbeitende umfassend informieren, indem Sie Informationen bereitstellen, Beiträge kommentieren, Neuigkeiten und Erfolge mitteilen oder neue Ziele und Schwerpunkte veröffentlichen. Es ist eine Möglichkeit die Werte des Unternehmens spürbar zu machen und täglich zu bekräftigen. Wenn das Intranet als zentrales Arbeitsinstrument genutzt wird, hat dies ein positiver Effekt auf das Engagement der Mitarbeitenden.
Fazit
Ein Intranet ist eine Investition in Ihr Unternehmen und zugleich auch eine Investition in Ihre Mitarbeitenden. Wenn Sie die Kultur, das Engagement und die Kommunikation in den Vordergrund stellen, erhalten die Mitarbeitenden die Möglichkeit, sich aktiv und nachhaltig an der Unternehmensentwicklung zu beteiligen.
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