Viele Intranets weisen eine tiefe Nutzungsrate auf. Weshalb? Weil auch ein Intranet Pflege benötigt. Wenn man als Unternehmen sein Intranet nicht kontinuierlich betreut, so verkümmert es. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du dein Intranet-Projekt zu einem Evergreen machst.
Jede Information nur einen Klick entfernt
In der heutigen Welt der ausgelagerten Dienste ist die Schaffung eines regelmässig besuchten Intranets eine immer grössere Herausforderung. In vielen Unternehmen beschränkt sich das Intranet auf eine Datenablage mit SharePoint-Websites oder auf Authentifizierungen von Gehaltsabrechnung, Leistungen und IT-Support.
Dann gibt es da aber auch noch die Anderen. Gewisse Unternehmen statten ihr Intranet mit Widgets aus. Diese können eine Wetteranzeige oder den wöchentlichen Speiseplan der Mensa darstellen. Andere Firmen schalten die Angebote des Betriebssports (übrigens auch gleich eine Investition in die Gesundheit der Mitarbeitenden) oder die aktuellen Events nahe des Firmenstandorts auf. So sind die wichtigsten Informationen nur noch einen Mausklick entfernt. Es gibt auch Betriebe, die innerhalb ihres Intranets ein Tool für Mitfahrgelegenheiten zum Arbeitsplatz mit anderen Mitarbeitenden anbietet.
Die Ideen zum Ausbau des Intranets sind alle unterschiedlich, doch eines haben sie gemeinsam: sie schreiben dem Intranet eine gewisse Relevanz zu. Das Intranet wird so zu einem Ort, den die Nutzer regelmässig besuchen wollen und dessen Informationen massgebend für den Arbeitsalltag sind. Und während die Mitarbeitenden das Wetter checken, treffen sie vielleicht auch noch auf weitere, wichtige Informationen wie Meeting-Termine oder Abgabefristen.
Ein Blick zurück
Erinnerst du dich noch an Portlets? Die kleinen Mini-Applikationen, die man ins eigene Portal laden konnte. Mit entsprechenden Programmen liessen sich alle möglichen News-Portlets schaffen: solche die das das lokale Wetter oder die neuesten Ergebnisse der Olympischen Spiele 2000 anzeigten. Aber das ist bereits lange her.
Die Portlets sollten für die Mitarbeitenden als Anreiz dienen, zu Beginn des Arbeitsalltags einen Blick auf das Mitarbeiterportal zu werfen. So stiessen sie auch gleich auf ihre neusten E-Mails oder die zuletzt verwendeten Projektdokumente. Solche Mitarbeiterportale sollten damals die Idee des Intranets revolutionieren und die statischen Websites aus den 90ern ersetzen.
Das hat nicht geklappt. Warum?
Die Portlets konnten die Produktivität der Nutzer nur dadurch steigern, dass die Mitarbeitenden anhand der neuen E-Mails und der aufgezeigten Dokumente daran erinnert wurden, sich an die Arbeit zu machen. Anderweitig wurde die Arbeitseffektivität jedoch nicht gefördert. Die Wartung der Portlets erwies sich zudem als sehr aufwendig und die Anwendungskommunikation war nicht ausgereift.
Somit verliessen die Portlets die Welt des Intranets.
Kreativität macht sich bezahlt
Natürlich werden gewisse Tools wie die lokale Wetteranzeige in wenigen Wochen ihre Relevanz verlieren. Andere Anreize müssen her. Doch die oben erwähnten Beispiele lehren uns, dass es vermutlich noch viele Wege gibt, um die eigenen Mitarbeitenden ins Intranet zu locken, an die wir bisher gar nicht gedacht haben.
Du solltest bei deinem Intranet-Projekt also möglichst kreativ bleiben und darüber nachdenken, welche Anreize in deinem eigenen Unternehmen relevant sein könnten. Wäre ein Tool für Mitfahrgelegenheiten zum Arbeitsplatz auch etwas für deine Organisation? Oder arbeitest du in einem internationalen Unternehmen und benötigst eher einen digitalen Arbeitsplatz, der die eine integrierte Oberfläche für Video-Konferenzen bietet?
Zudem solltest du dir Gedanken darüber machen, wie sich durch das Intranet auch noch gleich die Produktivität der Nutzer steigern lässt.
Sind Intranet-Lösungen vielleicht nicht für jeden geeignet?
Das Aufgleisen eines Intranets ist ein Alles-oder-nichts-Spiel. Dies ist aber nicht auf monetärer Ebene gemeint: man muss viel mehr bereit sein, sich um das neue Intranet zu kümmern und für sorgfältige Planung und eine gut überdachte Implementation sorgen. Halbe Sachen scheitern hier mit hoher Wahrscheinlichkeit.
Ein Unternehmen benötigt nicht zwingend eine Lösung, die viel kostet. Du bist nämlich allem voran dann gut beraten, wenn du in moderne Kommunikations- und Kollaborations-Tools investierst. So kann deine Firma auch mit einem kleinen Budget Grosses erreichen. Investitionen in Kollaborations-Plattformen machen sich durch eine effektivere Zusammenarbeit, stärker vernetzte Teams und eine erhöhte Produktivität schnell bezahlt. So schaffst du dir eine Plattform, welche deine Mitarbeitenden zur Kommunikation benötigen und auch noch gleich ihre Effizienz steigert, da nun alles über einen Kanal verläuft.
Ausserdem sollte nicht vergessen werden, dass ein Intranet stets den Zweck verfolgen sollte, den eigenen Mitarbeitenden den Arbeitsalltag zu erleichtern. Reicht euch das Budget nicht aus, um euch eine aufwendige Intranet-Lösung zu beschaffen, so denkt darüber nach, wie ihr euren ArbeitskollegInnen das Leben auch ohne teure Investition erleichtern könnt. Kollaborations-Tools oder News-Plattformen können auch zu erschwinglichen Preisen und ohne ganzheitliches Intranet erworben werden. Eine solche Plattform ist beispielsweise Valo Teamwork. Wichtig ist einfach, dass ihr euch regelmässig um euer Intranet kümmert, es rechtzeitig erneuert und individuell auf euer Unternehmen anpasst.
Möchtest auch du nicht, dass dein Intranet so endet wie die News-Portlets? Dann bist du bei uns genau richtig. Wir sind Spezialisten im Bereich digitaler Arbeitsplatz, Portale und Intranets. Gerne begleiten wir dich und dein Unternehmen von der Planung bis zur Implementation eurer individuellen Lösung. Am besten nimmst du gleich mit uns Kontakt auf.
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