„Der erste Eindruck zählt.“ – dies gilt nicht nur in privaten Begegnungen. In seinen ersten Tagen lernt ein neuer Mitarbeitender das Unternehmen mit all seinen Stärken und Schwächen kennen. Wie auch in zwischenmenschlichen Begegnungen hängt die Identifikation des neuen Mitarbeitenden weniger von diesen Stärken und Schwächen des Unternehmens ab, als wie er sich selbst in diesen Rahmen einfügen kann.
In diesen ersten Tagen entwickelt ein neuer Mitarbeitender seine persönlichen Best Practices, wie er unter den gegebenen Bedingungen seine Arbeit am effizientesten erfüllen kann. Es ist also in dieser Phase entscheidend, ihn mit den Prozessen und Arbeitswerkzeugen vertraut zu machen. Eine ungeeignete Kommunikation in diesen ersten Tagen kann dazu führen, dass der Angestellte diese Arbeitsinstrumente nicht richtig nutzt oder sich gar nie richtig mit dem Unternehmen identifiziert und somit nie sein volles Potential entfalten kann.
Die soziale Komponente wird mit der zunehmenden Digitalisierung der Arbeitsabläufe immer wichtiger. Auch wenn die Mitarbeitenden in ihrem Digital Workspace ständig in Kontakt sind, ersetzt dies nicht eine echte Begegnung, denn den meisten Werkzeugen des Digital Workspaces fehlt der emotionale Ausdruck. Eine Begegnung von Angesicht zu Angesicht verbessert die digitale Kommunikation: aus dem Benutzernamen und dem Profilbild wird so ein Mensch. Somit sollten neue Angestellte in ihren ersten Tagen ihre Kollegen in der „analogen Welt“ kennenlernen. Die wichtigsten Bezugspersonen sollten sich genügend Zeit nehmen, um sich um ihren neuen Co-Worker zu kümmern: Fragen beantworten, Fragen stellen und sich gegenseitig kennenlernen.
Onboarding
Wie man neue Angestellte an Bord holt, kann also darüber entscheiden, wie effizient und motiviert diese schliesslich arbeiten. Im Personalmarketing spricht man vom Onboarding. Der Digital Workspace ist die perfekte Plattform um allgemein gültige und/oder abteilungsspezifische Einführungsprogramme zusammenzustellen.
Tipps für ein gelungenes Onboarding
Kommunizieren Sie konsequent über die Intranet mit Ihrem neuen Angestellten und befüllen Sie dessen Taskliste und Kalender mit den Onboarding-Terminen und -Tasks. So hat der Angestellte bereits ein Muster, wie diese Werkzeuge verwendet werden sollen. Falls Sie nicht in erwarteter Zeit eine Antwort erhalten, haken Sie persönlich nach. Damit zeigen Sie, dass nicht einfach eine Maschine am Anderen Ende sitzt und dass er nicht alleine gelassen wird. Finden Sie heraus, warum Sie keine Antwort erhalten haben und notieren Sie sich dies als mögliche Verbesserungmassnahme Ihres Intranets.
Onboarding-Startseite / Checkliste
Schaffen Sie einen Überblick über das Onboarding-Programm auf einer Onboarding-Startseite:
- Schreiben Sie zu jedem Programmpunkt eine kurze Beschreibung und mindestens ein Lernziel.
- Verlinken Sie zu jedem Programmpunkt eine Detailseite mit allen relevanten Informationen.
- Schreiben Sie die Lernziele schon vor Arbeitsantritt in die Taskliste des neuen Angestellten.
Onboarding der bestehenden Angestellten
Bei der Einführung eines neuen Intranets liegt der Fokus der Benutzerschulung oft auf einer „Umschulung“ aller bisherigen Mitarbeiter. Solches Umschulungsmaterial ist zu grossen Teilen ungeeignet für das Onboarding neuer Angestellter. Somit haben Sie unter Umständen den doppelten Aufwand beim Erstellen der Schulungsunterlagen. Oft hat eine solche Umschulung starken vergleichenden Charakter, welche den erforderlichen Kulturwandel bei den Angestellten im Umgang mit dem Intranet behindert. Mit dem Launch Ihres neuen Intranets sollten Sie also unbedingt auch ein digitales Onboarding in den Einsatz bringen und dies auch für die Schulung aller Angestellten auf dem neuen System nutzen.
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