In 5 Schritten die passende Intranet-Lösung finden
Ihre Organisation benötigt ein neues Intranet? Dann stehen Sie vor der Aufgabe eine Intranet-Lösung und einen Implementierungspartner zu evaluieren. Aber ganz so einfach ist das nicht, oder? Die Zahl der Intranet-Anbieter scheint endlos zu sein und wächst immer noch. Wie treffen Sie also Ihre Entscheidung? Wir haben ein paar Tipps zusammengestellt, die Ihnen bei der Suche nach der perfekten Intranet-Lösung helfen sollen.
1. Was benötigen Sie?
Bevor Sie überhaupt mit der Recherche beginnen, welche Intranet-Anbieter auf dem Markt sind, müssen Sie Ihre Anforderungen kennen. Ein Intranet sollte Ihre Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit unterstützen. Machen Sie sich Gedanken, welche Vision/Strategie Sie mit dem Intranet verfolgen und welche primären Ziele erreicht werden sollen. Identifizieren Sie die Pain-Points und die Bedürfnisse in Ihrem Unternehmen. Eine gute Möglichkeit, dies zu erreichen, ist es, die Mitarbeiter schon sehr früh einzubinden, damit sie Ihre Bedürfnisse einbringen können und die Business Cases aufgenommen werden, welche sie bei der täglichen Arbeit wirklich unterstützen.
Wenn Sie Ihre Pain-Points und Bedürfnisse identifizieren, bevor Sie mit der Suche nach einem Anbieter beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie keine Funktionen kaufen, die nie genutzt werden oder für Ihre Organisation einfach irrelevant sind.
2. Anbieter-Übersicht
Nachdem Sie nun die wichtigsten Anforderungen an Ihr neues Intranet kennen, beginnt die Suche nach möglichen Intranet-Anbietern. Es ist wichtig, den Entscheid für einen Anbieter nicht zu überstürzen. Investieren Sie etwas Zeit in die Recherche von Intranet-Anbietern.
Sie werden feststellen, dass es sehr viele Intranet-Lösungen gibt, welche die gleichen Grundfunktionen anbieten. Prüfen Sie jedoch genau, ob die Basisfunktionen ausreichend sind. Die Reputation des Unternehmens und die Verbreitung der Intranet-Lösung sind weitere Faktoren, welche Sie beachten sollten. Wenn Sie mit einem Beratungsunternehmen zusammenarbeiten möchten, das Sie auf Ihrer Intranet-Reise unterstützt, sollten Sie sich die Lösungen ansehen, dies es für andere Unternehmen bereitgestellt hat. Der wahrscheinlich wichtigste Faktor bei der Suche nach einem Intranet-Anbieter ist der Grad der Unterstützung, den er bietet. Der Einsatz von Intranets kann unter Umständen ein holpriger Prozess sein. Meist ist es sinnvoll einen Partner an der Seite zu haben, der Sie in jeder Phase von der Planung über die Bereitstellung bis hin zur Einführung unterstützt.
3. Auswahl von möglichen Intranet-Lösungen
Sie haben nun eine Liste von Intranet-Anbietern in der engeren Auswahl, die Sie jetzt genauer anschauen können. Moderne Intranets beinhalten umfangreiche Funktionen für die Kommunikation und Kollaboration. Stellen Sie daher sicher, dass die Kommunikation einfach und effektiv möglich ist. Die Mitarbeitenden wollen mit ähnlichen Tools arbeiten, wie die, die sie im privaten Alltag nutzen (Bsp. soziale Netzwerke, File-Sharing, Chats, etc.). Die Lösungen soll individuell anpassbar sein, damit Sie ihr Firmendesign und andere Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen können.
Neben der Individualisierung sollte auch die Integration von bestehenden Applikationen möglich sein. Sie haben sicher einige Tools, welche durch die Integration in ein Intranet-Portal weiteren Nutzen stiften könnten. Ein weiterer wichtiger Faktor ist, dass der Intranet-Anbieter die Lösung kontinuierlich weiterentwickelt, damit diese immer aktuell bleibt. Ein Intranet-Anbieter sollte die Weiterentwicklung in Form einer Roadmap aufzeigen können.
4. Sehen Sie das Intranet in Action
Wenn Sie Ihre Auswahlliste auf zwei bis drei Anbieter reduziert haben, dann ist es an der Zeit, die Intranet-Lösungen in Action zu sehen. Jeder seriöse Intranet-Anbieter wird Ihnen sein Produkt gerne im Detail vorstellen. Vereinbaren Sie einen Termin für eine Demo, damit Sie die Intranet-Lösung live sehen können. Hier können Sie Fragen zur Funktionalität stellen und ein Gefühl dafür bekommen, wie die Plattform zu nutzen sein wird. Doch selbst nach einer Demo kann noch eine Ungewissheit bestehen bleiben. Allenfalls ist es sinnvoll, die bevorzugte Lösung mit einem Proof Of Concept (POC) noch ausführlich zu testen.
5. Budget festlegen
Ein Intranet-Portal ist eine Investition in die Zukunft. Das Intranet wird täglich von vielen Mitarbeitenden genutzt und da wollen Sie sich sicher nicht mit einer minimalen Lösung zufriedengeben. Legen Sie daher ein realistisches Budget fest. Ihre Intranetlösung sollte Ihrer Organisation helfen, die IT-Investitionen zu kontrollieren und zukünftige Kosten zu reduzieren. Lassen Sie sich aber nicht dazu verleiten, Ihr vorgegebenes Budget zu überschreiten.
Warum nicht einfach selbst machen?
Natürlich können Sie Ihr Intranet auch nach dem Do-It-Yourself-Ansatz selbst bauen. Aber fällen Sie diesen Entscheid besser sorgfältig. Es gibt einige Gründe dafür, warum es mittlerweile eine so grosse Anzahl an Intranet-Anbietern gibt. Denn die Implementierung eines Intranets ist nicht so einfach, wie es auf den ersten Blick aussieht. Man kann da leicht Fehler machen. Durch die Wahl eines Intranet-Anbieters entlasten Sie Ihre internen IT-Spezialisten und erhalten während des gesamten Einführungsprozesses Unterstützung.
Wir bei der Beetroot AG haben uns auf die Begleitung von Firmen auf dem Weg zur Digitalisierung der Arbeitsplätze spezialisiert. Gemeinsam mit den Firmen entwickeln wir Strategien und Konzepte für moderne Intranets. Gerne beraten wir auch Sie bei der Findung eines neuen Intranets und begleiten Sie auf dem Weg zur vollständigen Implementation.
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