Das Intranet hat sich in den letzten Jahren zu einem zentralen Instrument in der Arbeitswelt entwickelt. In der Vergangenheit hat man sich lediglich mit einer internen News-Website zufriedengegeben, aber heutzutage erwarten die Leute viel mehr – es soll nicht nur Informationen geben, sondern auch Möglichkeit für Kommunikation, Kollaboration und Interaktion.
Zunächst einmal müssen wir uns von veralteten Vorstellungen verabschieden. Das Intranet ist längst nicht mehr nur ein langweiliges Schwarzes Brett. Ein Intranet muss in der Lage sein, mehr zu bieten als nur interne Nachrichten. Es soll die Produktivität verbessern und das Engagement der Mitarbeitenden steigern sowie interne Prozesse unterstützen. – Kurz gesagt, es hat sich zu einem pulsierenden digitalen Ökosystem entwickelt. Die Bandbreite reicht hierbei von einem kollaborativen, digitalen Arbeitsplatz bis hin zum Employee Experience Intranet.
Doch auf welchen Elementen im Intranet soll der Fokus liegen, wo soll Beachtung geschenkt werden?
Anforderungen an Intranets im Jahr 2023
Es gibt eine Vielzahl an Intranet-Lösungen mit unterschiedlichen Funktionen und Features, die von den jeweiligen Intranets bereitgestellt werden. Diese sind abhängig von der Unternehmensstruktur, welche Bedürfnisse abgedeckt werden sollen und inwiefern das Intranet dem Unternehmen von Nutzen sein soll. Dennoch gibt es grundlegende Faktoren, die aus unserer Sicht nicht fehlen dürfen.
Um eine schnelle und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten, braucht es Übersichtlichkeit und simple Bedienbarkeit. Denn die Zusammenarbeit findet nicht nur im Büro statt, sondern auch unterwegs. Mitarbeitende müssen das Intranet von jedem Ort und von jedem Gerät aus nutzen können. Eine mobile Variante auf einem Firmengerät oder auf einem privaten Gerät ist also nicht nur «nice-to-have». Jedoch können sich die Anforderungen an Geräte, Inhalte und das individuelle Nutzungsverhalten je nach Zielgruppe stark unterscheiden. Der Aussendienst ist eher selten physisch im Büro und der Zugriff via Smartphone ist ein zentraler Faktor.. Mitarbeitende, die sich um die Finanzen des Unternehmens kümmern, befinden sich vielfach im Büro und greifen via Desktop-Computer auf das Intranet zu.
Moderne Intranets müssen mit den Herausforderungen der oben genannten Beispiele umgehen können und die Nutzererfahrung für einzelne Mitarbeitende so persönlich und nützlich wie möglich gestalten, um so immer das Beste aus der Zusammenarbeit herauszuholen.
Wikis und Blogs wurden am Anfang der Web 2.0-Bewegung oft mit maximalem Abstand zum Intranet eingeführt und standen oft in direkter Konkurrenz. Die Vorteile von Wissensmanagement im Intranet liegen auf der Hand: Es führt dazu, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens oder einer Organisation umfassenden Zugriff auf die gemeinsame Wissensbasis haben. Dadurch können sie zuerst ihr eigenes Wissen erweitern, indem sie Dokumente oder Diskussionen nachlesen.
Die Zukunft setzt auf ein Employee Experience Intranet, welches von KI-Funktionen befeuert wird. Hier haben Mitarbeitende die Möglichkeit, auf Augenhöhe miteinander zu kommunizieren, zu kollaborieren und voneinander zu lernen. Fragen werden blitzschnell, mühelos und ohne Barrieren gestellt und die KI unterstützt die Mitarbeitenden, indem sie beispielsweise schnell Antworten liefert oder zu den gesuchten Ergebnissen navigiert.
Das Intranet wird nicht nur in einer Sprachregion verwendet? Gerade in Unternehmen mit internationalen Teams und Standorten ist es wichtig, dass das Intranet in verschiedenen Sprachen verfügbar ist, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern.
Vielleicht ist Microsoft 365 schon lange die Standardsoftware am Arbeitsplatz. Eine schnelle und einfach Einführung sowie eine bestehende Integration mit den Tools wie Teams, Planner, Forms und Co. von Microsoft ist unabdingbar. Und auch wenn Sie vielleicht spezifische Tools in Ihrem Arbeitsalltag benötigen – eine einfache Integration solcher Anwendungen sollte auch dank regelmässigen Updates möglich sein.
Design gehört zum A und O, damit sich die Mitarbeitenden identifizieren können. Ihr Logo, das Corporate Design, Farben und andere Styling-Elemente müssen anpassbar sein, damit sie perfekt zu Ihrem Branding passen.
Zwei Bauanleitungen in der Welt der Intranets
Involv Intranet und Valo Intranet sind beides preisgekrönte «Ready-to-go-Lösungen». Das bedeutet, dass Ihr Intranet mit den wichtigsten Standardfunktionen ausgestattet wird und mit vielen Erweiterungen auf Ihre individuellen Bedürfnisse angepasst werden kann. Dies macht es möglich, Involv oder Valo schnell und einfach in Ihrer Organisation einzuführen.
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