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6 Hacks für einen effizienten Alltag mit MS Teams

Zusammenarbeit und Teamwork zeichnen moderne Unternehmen aus. Microsoft Teams hat unser Arbeitsleben nachhaltig geprägt und viele nutzen das Tool mittlerweile jeden Tag. Doch kennen Sie auch diese Tricks?

6. Mai 2022 von Martina Rüedi

MS Teams hat laut Microsoft im zweiten Quartal des Jahres 2022 die Marke von 270 Millionen monatlich aktiven Nutzern überschritten. Das sind 20 Millionen mehr monatlich aktive Teams-Nutzer im Vergleich zum Juli 2021. Wir alle haben uns schon an den Einsatz dieses Tools im Geschäftsalltag gewöhnt.

But there’s always more to learn, right?

Deshalb haben wir Ihnen einige Tipps und Tricks zusammengestellt, um Zeit zu sparen, die Effizienz zu steigern und allgemein Ihren Arbeitstag zu verbessern.

1. Überprüfen Sie Ihre Benachrichtigungen

Es gibt mehrere Änderungen, die Sie an Ihren Teams-Benachrichtigungseinstellungen vornehmen können, um Ablenkungen zu reduzieren.

Schalten Sie Teams-Benachrichtigungs-E-Mails aus

Haben Sie bemerkt, dass Teams Ihnen regelmässig E-Mails schickt, um Sie über Dinge zu informieren, die Sie verpasst haben? Findet das wirklich jemand nützlich? Wir denken nicht. Schalten Sie sie also die Benachrichtigungen aus und sparen Sie so auch gleich Platz in Ihrem Posteingang.

Gehen Sie einfach zu Ihren Einstellungen, wählen Sie «Benachrichtigungen» und setzen Sie die «E-Mail zu verpassten Aktivitäten» auf «Aus». That’s it!

Did you know? Wenn Sie Änderungen an Ihren Teams-Einstellungen vornehmen, werden diese Änderungen auf alle Geräte Ihres Benutzers angewendet.

Benutzerdefinierte Benachrichtigungen für Chats, Meetings und Anrufe einrichten

Über die gleichen Teams-Einstellungen können Sie auch Änderungen an Ihren Chat-, Besprechungs- und Anrufbenachrichtigungen vornehmen. Bei Chat-Benachrichtigungen können Sie auswählen, wo genau diese angezeigt werden sollen, und bei Besprechungen und Anrufen können Sie die Benachrichtigungen ganz stumm schalten.

Kanalbenachrichtigungen einrichten

Der letzte Hack für Benachrichtigungen ist auf der Kanalebene zu finden. Dort können Sie festlegen, wie Sie über Aktivitäten in den einzelnen Kanälen benachrichtigt werden möchten. Einerseits gibt es die Standardeinstellung – andererseits können Sie auch Ihre eigenen Benachrichtigungen einstellen. Klicken Sie einfach auf den Button «Weitere Optionen» neben dem entsprechenden Kanal.

2. Markieren Sie die Kanäle und Chats, die Sie am häufigsten nutzen

Sie können nicht nur unnötigen Lärm in Ihrem Arbeitstag unterdrücken, sondern auch die wichtigsten Informationen in Microsoft Teams hervorheben. Mit der Einstellung «Anheften» können Sie den Kanälen und Chats, die Sie am häufigsten nutzen, Priorität einräumen.

Auch hier finden Sie die Einstellung «Anheften» über die drei Punkte neben Ihren Teams-Kanälen und Chats. Dadurch werden Ihre angehefteten Kanäle automatisch ganz oben angezeigt, so dass Sie schneller auf sie zugreifen können.

3. Stummschalten von «lauten» Chats

Wenn ein aktiver Chat läuft, der nicht unmittelbar von Interesse ist, können Sie ihn auch vorübergehend stumm schalten. Klicken Sie dazu wie zuvor auf die drei Punkte «weitere Optionen» und dann auf «Stummschalten».

4. Den Status «Bitte nicht stören» verwenden

Die Einstellung «Nicht stören» ist ein grossartiges Hilfsmittel, wenn Sie ohne Ablenkung arbeiten möchten. Im Gegensatz zur Einstellung «Beschäftigt» deaktiviert «Bitte nicht stören» Popup-Fenster auf dem Bildschirm. So werden Sie nicht mehr aus Ihrer Konzentration gerissen.

5. Nachrichten zum späteren Lesen speichern

Eine weitere tolle Funktion von Microsoft Teams ist «Diese Nachricht speichern». Diese Funktion ist vor allem dann nützlich, wenn Sie keine Zeit haben, eine Nachricht vollständig zu verarbeiten, beispielsweise wenn Sie nach dem Wochenende oder einem Urlaub viele Nachrichten zu bearbeiten haben. Klicken Sie einfach auf die drei Punkte «weitere Optionen» neben der Nachricht und dann auf «Diese Nachricht speichern». Sie können alle Ihre gespeicherten Nachrichten über Ihr Benutzersymbol oben rechts in Ihrem Teams-Dashboard finden. Klicken Sie auf «Gespeichert», um Ihre gespeicherten Nachrichten zu sehen. Wenn Sie die Nachricht nicht mehr benötigen, können Sie auf die gleiche Weise «Diese Nachricht aufheben» wählen.

6. Richten Sie stille Stunden in Ihrer mobilen Teams-App ein

Jeder und jede verdient eine Zeitspanne, in der er oder sie von arbeitsbezogenen Kontakten und Benachrichtigungen verschont bleibt. Haben Sie gewusst, dass sogar Länder wie Frankreich oder Portugal dies sogar gesetzlich vorgeschrieben haben? Obwohl die Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben im Laufe der Pandemie verschwommen sind, können Sie mit dieser Funktion das Verwischen der Grenze eindämmen.

Die mobile App Microsoft Teams verfügt über eine Einstellung «Ruhige Zeit», mit der Sie die Stunden am Tag oder sogar ganze Tage festlegen können, in denen Sie keine arbeitsbezogenen Benachrichtigungen erhalten.

Möchten Sie noch mehr Tipps für MS Teams oder gleich eine Schulung für Ihr Team? Dann lassen Sie uns gemeinsam darüber sprechen – nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Originalbeitrag von Ruud Brok, Technical Partner Manager bei Valo Solutions

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