Wenn sich Ihr Unternehmen für neues Intranet entscheidet, sollten unzählige Faktoren berücksichtigt werden. Dabei gibt es offensichtliche Aspekte wie die Dauer der Implementation, die Kosten während der Laufzeit, usw. Es bestehen aber auch eine Reihe anderer Faktoren, die Einfluss darauf haben, ob ein Intranetprojekt auch tatsächlich Erfolg hat.
Fragen zu den Erwartungen
Die ersten Schlüsselfragen, die Sie beachten sollten, beziehen sich auf die Erwartungen Ihrer Intranet-Nutzer.
Welche Funktionalität erwarten die Anwender?
Wissen Sie, was für eine Intranet-Funktionalität Ihre Mitarbeitenden erwarten? Denken Sie dabei beispielsweise an die Altersdemografie Ihres Unternehmens: das Alter kann die Erwartungen an die technologische Leistungsfähigkeit deutlich beeinflussen. Hier spielen auch noch weitere Faktoren wie die Unternehmensstruktur oder die Branche eine Rolle.
Der Hauptfokus sollte jedoch auf dem Folgenden liegen:
Achten Sie stets darauf, dass ein neues Intranet mehr zu bieten hat, als seine Benutzer erwarten. Dies führt dazu, dass Ihre Mitarbeitenden den Aufwand für das Erlernen des neuen Tools als wertvoll und gerechtfertigt empfinden. Das Letzte was Sie möchten, ist eine Investition in Form von hohen Ausgaben und viel Aufwand für die Migration auf ein neues Intranet, wenn Ihre Mitarbeitenden dann doch lieber auf dem alten System arbeiten. Schliesslich kennen wir alle den Satz: „Aber das könnten wir doch auch auf dem alten System machen“. Aus diesem Grund sollte die Migration möglichst schnell vollzogen werden. So kann im Zweifelsfall gar nicht mehr auf die alten Webseiten zugegriffen werden.
Welche Inhalte sprechen Ihre Mitarbeitenden an?
Wissen Sie, welche Art von Content Ihre Benutzer mögen? News innerhalb des Unternehmens, Like- und Kommentar-Funktionen oder doch eher Chatrooms?
In Anlehnung an die Anpassung des Intranets an die Erwartungen der Benutzer sollte auch gleich jene Art von Inhalt unterstützt werden, die ihre Mitarbeitenden als attraktiv empfinden. Auch wenn es nicht immer so aussieht, ist der Inhalt einer der wichtigsten Faktoren, um ihre Mitarbeitenden bei einer Migration mit an Bord zu holen.
Wenn Sie mit Ihrem Intranet für Content sorgen, den Ihre Mitarbeitenden sehen wollen oder gar müssen, dann wird sich das neue System mit Sicherheit auch organisch in die Arbeitsroutine Ihres Unternehmens einfügen. Einen solchen Need können Sie schaffen, in dem Sie bestimmte Informationen nur im Intranet aufschalten und Ihre Mitarbeitenden so gezwungen sind, die Website regelmässig zu besuchen, da sie ansonsten riskieren, etwas Wichtiges zu verpassen. Wenn Ihr Unternehmen zudem beispielsweise kontinuierlich Bulletins über Projektstatus veröffentlicht oder Communities für Mitarbeitergruppen zulässt, stehen die Chancen gut, dass die Benutzer dazu verleitet werden, die Intranetseite häufiger zu besuchen.
Das eine mag dabei deutlich weniger arbeitsbezogen sein als das andere, aber beides unterstützt eine erhöhte Verpflichtung der Mitarbeitenden gegenüber der Nutzung des Intranets. Das System wird somit als Plattform für interessante Inhalte gesehen.
Welchen Grad an Mobilität benötigt Ihr Unternehmen?
Die letzte Schlüsselfrage bezüglich Erwartungen ist etwas intuitiver: Wissen Sie, wie viele Benutzer via mobile Geräte auf Ihr Intranet zugreifen oder zugreifen möchten? Eine mobile, einsatzbereite Plattform ist der Schlüssel, um die Erwartungen der Benutzer zu erfüllen und die Plattform moderner zu gestalten. Wenn die Mitarbeitenden nicht jederzeit von ihrem Mobiltelefon, Laptop oder Tablet auf wichtige Inhalte zugreifen können, wird diese Lücke langfristig zu unnötiger und schädlicher Frustration führen.
Fragen zur Anwendung
Neben Fragen zu den Erwartungen der Nutzer an eine neue Plattform gibt es auch noch eine Reihe anderer Fragen, die es zu beantworten gilt.
Wie oft greifen die Mitarbeitenden auf das Intranet zu?
Wie oft greift der Grossteil Ihrer Benutzerbasis auf Ihr momentanes Intranet zu? Falls die Zahl unbefriedigend ausfällt: kennen Sie die treibenden Faktoren dafür? Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen kennen, wissen Sie auch welchen Fokus Sie bei der Suche einer neuen Intranetplattform setzen sollten.
Wie viele Ihrer Benutzer beschäftigen sich regelmässig mit Intranet-Inhalten?
Die letzte wichtige Schlüsselfrage hilft Ihnen dabei, die vorangegangenen Fragen zu beantworten: Kennen Sie den Prozentsatz der Nutzer, welche den Content in Ihrem Intranet liken, teilen, bookmarken oder anderweitig nutzen? Dies hilft Ihnen dabei zu verstehen, was das Engagement der Benutzer im momentanen Intranet bereits vorantreibt. Folglich kennen Sie dann auch die Must-Haves für die zukünftige Intranetplattform.
Take-Home-Message
Diese 5 Fragen helfen einem Unternehmen, sich ein besseres Bild von den zugrunde liegenden Faktoren zu machen, die zu einer erfolgreichen Intranet-Umsetzung führen und das Engagement der Mitarbeitenden fördern. Stellen Sie sicher, dass Ihrem Unternehmen vor dem Kauf eines neuen Intranets bewusst ist, was es benötigt, um so die Implementation eines weiteren ungenutzten Intranets zu vermeiden. Dadurch kann auch gleich die Nutzung von Schatten-IT eingedämmt werden.
Die Beetroot AG hat sich auf die Begleitung von Firmen auf dem Weg zur Digitalisierung der Arbeitsplätze spezialisiert. Gemeinsam mit den Firmen entwickeln wir Strategien und Konzepte für moderne Intranets. Gerne beraten wir auch Sie bei der Findung eines neuen Intranets und begleiten Sie auf dem Weg zur vollständigen Implementation.
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